El Decreto Ejecutivo 398 abre la puerta a un modelo más amplio de control tributario basado en identificación, marcación, autenticación, rastreo y trazabilidad fiscal de productos, bienes o servicios. Por lo tanto, las empresas con inventarios, importaciones, producción, distribución o productos sujetos a control del SRI deberían prepararse antes de que la obligación sea plenamente exigible.

¿Su empresa puede explicar, con evidencia documental y tecnológica, de dónde vino cada producto, dónde está actualmente y cómo fue vendido? Esta pregunta dejará de ser solo un asunto logístico. Además, podría convertirse en una pregunta tributaria relevante para el Servicio de Rentas Internas.

El Decreto Ejecutivo 398, firmado el 3 de junio de 2026, reforma el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno. En concreto, actualiza las reglas sobre mecanismos de identificación, marcación, autenticación, rastreo y trazabilidad fiscal.

En otras palabras, el Gobierno busca fortalecer el control sobre productos, bienes o servicios mediante herramientas físicas, digitales o tecnológicas. Por esta razón, las empresas deben revisar desde ahora sus procesos de inventario, facturación, importación, producción, bodegaje, despacho y conciliación contable.

Punto clave: el Decreto Ejecutivo 398 no significa que todas las empresas estén obligadas inmediatamente. Sin embargo, sí crea una base normativa para que el SRI determine sujetos pasivos, productos, bienes o servicios que deberán aplicar mecanismos de trazabilidad fiscal.

¿Qué es el Decreto Ejecutivo 398 y por qué debería importarle a su empresa?

El Decreto Ejecutivo 398 reforma varios artículos del Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno relacionados con los mecanismos de control tributario. El cambio más importante es que los sujetos pasivos determinados por el SRI deberán aplicar mecanismos para identificar, marcar, autenticar, rastrear y dar trazabilidad fiscal a productos, bienes o servicios.

Además, el decreto reconoce la posibilidad de utilizar componentes físicos de seguridad y componentes digitales de seguridad. Esto es relevante porque ya no se trata solamente de una etiqueta física en un producto. También puede tratarse de códigos digitales, registros electrónicos, plataformas de validación, lectura mediante dispositivos, trazabilidad por lote o integración con sistemas informáticos.

El enfoque coincide con una tendencia internacional: las administraciones tributarias están pasando de controles posteriores basados en declaraciones a controles más cercanos a la operación real. Es decir, se busca conectar la información tributaria con la cadena física del producto.

Por consiguiente, el Decreto Ejecutivo 398 debería interesar especialmente a las empresas que manejan inventarios, productos sujetos a ICE, importaciones, distribución masiva, bodegas múltiples o cadenas comerciales complejas.

¿Todas las empresas están obligadas desde ahora?

No necesariamente. El decreto crea el marco general, pero el SRI deberá emitir normativa secundaria para definir con precisión los sujetos pasivos, productos, bienes o servicios obligados. Por lo tanto, todavía será necesario revisar las futuras resoluciones, fichas técnicas, plazos de implementación y procedimientos operativos.

Sin embargo, esperar hasta el último momento sería un error. Las empresas que manejan inventarios desordenados, diferencias contables, productos sin identificación clara, bodegas no conciliadas o documentación incompleta podrían enfrentar mayores riesgos cuando el SRI active nuevos controles.

Además, el SRI ya mantiene experiencia en sistemas de marcación y trazabilidad fiscal. En su portal oficial, el SRI explica que la marcación y trazabilidad fiscal ha sido utilizada como mecanismo de control para bienes gravados con ICE. Puede revisar la información oficial en la página del SRI sobre Marcación y Trazabilidad Fiscal.

Lectura ejecutiva

El problema no es únicamente “si me aplica hoy”. La pregunta correcta es: si mañana el SRI incluye mi sector, ¿mi empresa está preparada para demostrar trazabilidad?

 

¿Qué empresas deberían prepararse primero?

Aunque la obligación específica dependerá de lo que defina el SRI, existen sectores que deberían anticiparse. En primer lugar, porque ya tienen mayor exposición tributaria. En segundo lugar, porque su operación depende de inventarios, lotes, códigos, importaciones, producción o distribución. Finalmente, porque podrían ser más sensibles a controles de evasión, contrabando, falsificación o inconsistencias documentales.

¿Qué son los componentes físicos y digitales de seguridad?

El decreto distingue entre mecanismos físicos, digitales o tecnológicos. En la práctica, esto puede representar un cambio importante para las empresas porque el control ya no dependería solo de declaraciones mensuales, anexos o comprobantes electrónicos. También podría depender de la identificación individual o por lote de los productos.

1. Componentes físicos

Son códigos, dispositivos, sellos, impresiones, etiquetas o elementos visibles colocados en el producto, envase, empaque, tapa o envoltura.

2. Componentes digitales

Son mecanismos tecnológicos que pueden permitir registro, validación, lectura, verificación o rastreo electrónico de productos, bienes o servicios.

3. Verificación

La autoridad, el sujeto pasivo o terceros autorizados podrían verificar la validez de la marcación mediante medios físicos o electrónicos.

Para entenderlo de manera sencilla, imagine una empresa que vende bebidas, repuestos, productos importados o bienes de consumo masivo. Si el SRI exige trazabilidad, cada producto o lote debería poder conectarse con su origen, su ingreso a inventario, sus movimientos internos, su venta, su documento tributario y su salida física.

¿Qué riesgos enfrenta una empresa que no se prepare?

El mayor riesgo no es solo tributario. También es operativo y financiero. Cuando una empresa no puede probar el origen, ubicación, movimiento y venta de sus productos, se expone a observaciones que pueden afectar inventarios, costos, impuestos, márgenes y reputación.

• Diferencias entre inventario físico, sistema contable y facturación.
• Productos sin respaldo documental suficiente.
• Compras registradas que no coinciden con existencias físicas.
• Ventas facturadas sin trazabilidad clara de salida.
• Transferencias internas sin evidencia de recepción.
• Ajustes de inventario sin autorización ni explicación técnica.
• Productos sujetos a ICE sin control documental adecuado.
• Bodegas con saldos distintos entre sistema y realidad.
• Información incompleta para atender requerimientos del SRI o SENAE.
• Mayor exposición a fraude interno, pérdidas, mermas no justificadas o errores operativos.

¿Cómo debería prepararse una empresa ante el Decreto Ejecutivo 398?

La preparación debe comenzar con una revisión ordenada de procesos. No se trata de comprar etiquetas, instalar un lector o crear códigos sin criterio. Primero, la empresa debe entender qué productos maneja, cómo se registran, dónde se almacenan, cómo se facturan y qué evidencia conserva.

En primer lugar, la empresa debería construir una matriz de productos críticos. Esta matriz debe identificar productos sujetos a ICE, productos importados, productos de alto valor, productos con riesgo de falsificación, productos con alta rotación y productos con diferencias recurrentes de inventario.

En segundo lugar, debería revisar la trazabilidad documental. Es decir, cada producto debería poder conectarse con compras, importaciones, producción, transferencias, guías, facturas, devoluciones y ajustes.

En tercer lugar, debería evaluar su sistema informático. Si el ERP no permite identificar lotes, números de serie, ubicaciones, movimientos y responsables, la trazabilidad será débil. Además, si existen muchos procesos manuales en Excel, el riesgo de error aumenta.

Finalmente, debería establecer controles internos sobre ajustes de inventario, creación de productos, cambios de códigos, bajas, devoluciones, transferencias y diferencias físicas. Estos controles son esenciales porque la trazabilidad pierde valor si cualquier usuario puede modificar la información sin autorización.

¿Cómo Odoo puede apoyar la trazabilidad fiscal y el control de inventarios?

Odoo puede ser una herramienta útil para preparar a las empresas frente a mayores exigencias de trazabilidad. Sin embargo, debe configurarse correctamente. No basta con tener un ERP; es necesario que el sistema refleje la operación real.

La documentación oficial de Odoo explica que los lotes permiten identificar y rastrear productos. Normalmente representan un grupo específico de productos recibidos, almacenados, enviados o fabricados internamente. Además, Odoo permite utilizar lotes y números de serie para facilitar trazabilidad durante el ciclo de vida del producto. Puede revisar la documentación oficial de Odoo sobre lotes y trazabilidad.

Además, Odoo Barcode permite asignar códigos de barras a productos y rastrear movimientos de inventario mediante escaneo. Esto es importante porque los códigos de barras reducen errores manuales, agilizan recepciones, mejoran despachos y facilitan conteos físicos. Puede revisar la documentación oficial de Odoo Barcode.

Casos de uso prácticos en Odoo

• Recepción de importaciones: registrar productos recibidos, lotes, cantidades y ubicación inicial.
• Producción por lotes: conectar insumos, órdenes de fabricación, producto terminado y mermas.
• Transferencias internas: documentar movimientos entre bodegas, responsables y ubicaciones.
• Despacho a clientes: seleccionar lotes específicos y mantener evidencia de salida.
• Conteos cíclicos: comparar inventario físico contra saldos del sistema de forma periódica.
• Ajustes controlados: exigir autorización y justificación antes de corregir diferencias de stock.
• Reportes gerenciales: analizar diferencias, rotación, productos críticos y trazabilidad por lote.

¿Qué papel tiene la contabilidad en la trazabilidad fiscal?

La contabilidad no puede limitarse a registrar facturas. En un entorno de trazabilidad fiscal, el contador y el equipo financiero deben verificar que las operaciones contables coincidan con la realidad física y documental.

Por ejemplo, si una empresa importa 10.000 unidades, el inventario físico, el sistema de bodega, la contabilidad, la documentación aduanera y las ventas deberían conversar entre sí. Si el sistema muestra 8.000 unidades, la bodega reporta 7.500 y la contabilidad no explica las diferencias, existe un riesgo relevante.

Además, el equipo contable debe revisar el impacto tributario de mermas, pérdidas, devoluciones, promociones, descuentos, autoconsumos, bajas, productos dañados y ajustes. Estos movimientos suelen ser normales en la operación, pero deben estar documentados y autorizados.

En este contexto, el outsourcing contable puede ayudar a que la empresa no solo registre operaciones, sino que también fortalezca la conciliación entre contabilidad, inventario, facturación, compras e impuestos.

¿Qué debería revisar su empresa en los próximos 30 días?

Una acción preventiva y razonable es realizar una revisión rápida de preparación. Esta revisión no reemplaza una auditoría completa, pero permite detectar brechas antes de que el SRI emita nuevas reglas específicas.

Checklist gerencial de preparación

• Identifique productos sujetos a ICE, importados, de alto valor o con alta rotación.
• Revise si todos los productos tienen SKU consistente y actualizado.
• Verifique si los productos críticos se controlan por lote o número de serie.
• Compare inventario físico contra saldos del sistema.
• Revise diferencias históricas de inventario y sus autorizaciones.
• Concilie compras, importaciones, ventas, guías y movimientos de bodega.
• Evalúe si el ERP permite rastrear entradas, transferencias y salidas.
• Revise usuarios con permisos para crear productos, ajustar inventario o modificar lotes.
• Documente mermas, bajas, devoluciones y productos dañados.
• Prepare una matriz de riesgos tributarios y operativos por tipo de producto.