Los autónomos tienen una serie de gastos que son imprescindibles para el correcto desarrollo de su actividad profesional. Los ejemplos más habituales son el alquiler de la oficina, el coste de las materias primas o la cuota de la Seguridad Social, entre muchos otros.

La legislación tributaria que tenemos en España permite a los trabajadores por cuenta propia que estos y otros muchos gastos sean considerados como deducibles. Es decir, Hacienda nos permite deducirlos de nuestras ventas e ingresos para calcular el beneficio neto de nuestra actividad y, a partir de ahí, aplicar el IRPF correspondiente.

En este artículo te contamos cuáles son los gastos más habituales que podemos deducirnos los autónomos y qué requisitos deben tener los mismos para que no tengamos problemas con el organismo tributario a posteriori.

Qué requisitos debe cumplir un gasto para que sea deducible

Hacienda exige el cumplimiento de diferentes requisitos para considerar a un gasto para deducible. Los más importantes son los siguientes:

• Debe estar vinculado directamente con nuestra actividad económica. Cuanto menos relación directa tengan, más difícil será justificarlos cuando el organismo tributario realice la pertinente revisión.
• Además, tienen que estar justificados mediante la correspondiente factura. En ella, deben aparecer nuestros datos, en caso de ser autónomos, o los de nuestra empresa en caso de ser una sociedad. En ocasiones, también son válidas las facturas simplificadas, siempre y cuando aparezcan nuestros datos fiscales.
• Los gastos tienen que estar registrados contablemente por el autónomo en el libro correspondiente.

En aquellos gastos en los que el gasto sea compartido entre nuestra actividad privada y nuestra actividad profesional, deberemos hablar con nuestros gastos para conocer cuál es el porcentaje que podremos deducir y cuál no. Aunque, insistimos, todo tiene que estar perfectamente justificado.

Estos son los gastos que te puedes deducir

Es habitual que existan dudas a la hora de identificar exactamente cuáles son los gastos que podemos deducirnos del ejercicio de nuestra actividad. A continuación hemos elaborado un listado con los gastos más habituales que se pueden deducir, siempre y cuando cumplan con los requisitos necesarios para ello y, además, nuestra actividad dé pie a ello.

Servicios de profesionales independientes

Como autónomo, puede que tengas que contratar a un gestor, un notario o cualquier otro profesional independiente para que te ayude con tu actividad, como un diseñador gráfico o un redactor para nuestra web. Sus honorarios, al estar íntimamente relacionados con el correcto desempeño de tus funciones, son deducibles siempre y cuando tengas las facturas correspondientes.

Sí que debes considerar, y esto es transversal a todos los gastos que vamos a mencionar en este artículo, que en el momento en el que Hacienda nos pida pruebas de dicho servicio, deberemos ser capaces de demostrar que lo hemos contratado para el ejercicio de nuestras responsabilidades profesionales.

Gastos financieros

Muchos autónomos tienen que hacer frente a una serie de gastos financieros derivados de las distintas entidades con las que tienen servicios contratados. Se trata de una situación bastante habitual y que, en muchos casos, se pasa por alto, que se trata de un gasto relacionado con nuestra actividad y, por tanto, debe ser deducible. En función de nuestra situación financiera, tenemos diferentes gastos que podrían ser deducibles: los recargos por aplazamiento de pago de deudas o los intereses de demora son dos de los más habituales, pero no los únicos.

Tributos fiscalmente deducibles

Algunos tributos también pueden considerarse como gastos deducibles en función de nuestra actividad. El Impuesto de Bienes Inmuebles, conocido como IBI, o el Impuesto de Actividades Económicas, conocido como IAE, son los más conocidos, pero existen más tributos y recargos que pueden ser tenidos en cuenta para ello.

Es importante destacar que no vamos a poder deducir aquellas sanciones interpuestas por haber presentado tarde algún impuesto, por ejemplo. Por lo que es importante que tengamos bien controlado el calendario tributario para no caer en este tipo de situaciones.

Cuota de autónomo

No existe otro gasto que sea tan necesario para poder ser trabajadores por cuenta propia como es la cuota de autónomo. El importe de esta cuota es deducible en la declaración del IRPF y, además, es muy fácil de aportar, puesto que no necesitamos de ninguna factura para justificar el gasto. El extracto bancario es suficiente para que se contabilice de forma correcta. De hecho, es tan sencillo que en muchos casos nos olvidamos de contabilizarla, pero es fundamental de cara a calcular el ahorro fiscal a final de año.

Adwords y redes sociales

¿Cómo damos a conocer nuestro negocio o nuestros servicios? Esta es una de las primeras preguntas que cualquier autónomo se debe responder incluso antes de comenzar la actividad. Una de las vías más rápidas y utilizadas es optar por los anuncios en Google Ads y por las redes sociales.

Todos los gastos que tengamos en concepto de publicidad en ambos soportes, o en cualquier otro, son deducibles al considerarse que son necesarios para el correcto desarrollo de nuestra actividad.

Periféricos informáticos

¿Te has comprado un ratón, una memoria USB o un segundo monitor para poder trabajar de una forma más cómoda desde tu casa o tu oficina? No te preocupes, en este caso también podrás deducir este caso. No es habitual que Hacienda ponga ningún problema al respecto, puesto que es uno de los gastos que se consideran como imprescindibles.

Cualquier producto informático que tenga relación con nuestro trabajo puede ser deducible sin problemas, incluso las licencias de software de aquellos programas que sean importantes para el ejercicio de nuestra actividad.

Dominio web y hosting

Muchos autónomos necesitan de una página web para mostrar sus servicios o vender sus productos y esto supone un gasto tanto cuando se crea, como en términos de mantenimiento y hosting. Todo ello es deducible tanto en el IRPF como en el IVA.

En el caso de haber recibido una subvención para su creación, es importante que nos informemos previamente sobre el tiempo mínimo de mantenimiento y cómo se debe incluir en términos tributarios.

Reparaciones y conservación

Los gastos de mantenimiento y de adaptación de los bienes materiales también se pueden deducir de nuestros ingresos. No debemos confundir estos gastos con las obras de ampliación de nuestras instalaciones, por ejemplo, en cuyo caso se consideran que son inversiones amortizables en varios años.

Dietas de manutención

Las dietas de manutención también son deducibles, siempre y cuando respetemos los límites definidos por la propia AEAT. Un autónomo puede deducirse 26,67€ diarios en territorio nacional, una cifra que asciende a los 48€ si estamos en el extranjero. En ambos casos, si no pernocta. En el caso de que pase la noche fuera, el límite asciende a 53,34€ al día en España y 91,35€ en el extranjero.

Todos estos gastos deben estar relacionados con el desarrollo de la actividad económica y producirse siempre en establecimientos de restauración y de hostelería y, además, se tienen que pagar por medios electrónicos.

Suministros domésticos

Siempre y cuando hayamos notificado en la declaración censal que trabajamos desde casa, podemos deducirnos hasta un 30% de los suministros domésticos como el agua o la luz de la parte proporcional de la vivienda que está destinada a dicha actividad. No es una deducción completa, pero puede servir de ayuda.

Otros servicios exteriores

Mediante el concepto de servicios exteriores se hace referencia a los gastos de oficina que no están incluidos en ninguna otra categoría, las inversiones en publicidad o los gastos en inversión y en desarrollo. Otros conceptos que pueden incluirse dentro de esta categoría son las primeras de seguros o los costes de relaciones públicas, por ejemplo.

Amortizaciones

El cálculo de las amortizaciones viene estipulado en el impuesto de sociedades y hace referencia al importe del deterioro o de la depreciación de las inversiones realizadas. Conviene tener en cuenta que si nos hemos acogido al régimen de estimación directa, es probable que tengamos más dificultades para hacer este cálculo, puesto que se contabilizan de forma diferente.

IVA soportado

El IVA soportado únicamente se puede deducir cuando no se pueda desgravar a través de la declaración de IVA. Es decir, en aquellos casos en los que, por cualquier razón, no se presentan con el modelo 303 que debemos regular con Hacienda trimestralmente. Es bastante habitual que nos encontramos ante estas situaciones en actividades exentas de IVA, como los médicos o algunos regímenes especiales.

Arrendamientos y cánones

¿Tienes algún leasing en propiedad para poder desempeñar tu trabajo? Además del coche, no te olvides que también puede ser tecnológico, por ejemplo, si has confiado en alguna de las diferentes empresas especializadas en ello. Si no lo tienes, puede que sí que estés pagando alguna cuota de arrendamiento que no tenga por objeto terrenos solares u otros activos y que sí que pueda ser deducible.

Sueldos y salarios

Si somos una empresa de varios empleados, es probable que tengamos a varios trabajadores en nómina. Por tanto, tendremos varios sueldos, pagas extraordinarias o dietas que abonar. Así como retribuciones en especie o bonus que hayamos acordado. Todo ello queda contemplado como un gasto deducible.

Consumos de explotación

Como hemos mencionado en la introducción, uno de los gastos deducibles más comunes son las materias primas que necesitamos tener en posesión para poder desempeñar nuestra actividad. Además de las materias primas, también se deben considerar aspectos como las mercaderías, los combustibles, los envases o los posibles embalajes que necesitamos, siempre dependiendo de la naturaleza de nuestro trabajo. Todo ello pertenece a los consumos de explotación y son deducibles en su totalidad.

Otros gastos de personal

No solamente los salarios se consideran gastos deducibles, también los gastos de formación, las indemnizaciones o las contribuciones a planes de pensiones se deben tener en cuenta para deducirlos de nuestros ingresos. Cualquier gasto que necesitemos realizar para mejorar las competencias de nuestros trabajadores o las nuestras propias se deben tener en cuenta como tal.

El móvil, la gasolina y el vehículo

Llegamos a una de las cuestiones que más problemas genera: las deducciones por el teléfono móvil, la gasolina y nuestro vehículo. Tres aspectos que siempre son objeto de controversia, especialmente si recibimos alguna inspección por parte de la Agencia Tributaria.

Hacienda permite deducir el gasto de nuestro teléfono móvil con una condición: que tengamos una línea para el trabajo y otra para nuestra vida personal. En este caso, el gasto podrá ser incluido para que sea tenido en cuenta. En cualquier otro escenario no será posible y estaremos expuestos a recibir una sanción en el caso de que así lo consideren oportuno.

Este escenario es bastante similar en el caso de que hagamos mención a nuestro coche y el gasto en gasolina. A efectos de IRPF, únicamente podemos deducir el gasto si nos dedicamos profesionalmente al transporte. En caso contrario, no podremos incluir a efectos de IRPF esta deducción. En cuanto al IVA, podemos deducirnos hasta el 50% de lo pagado en concepto de IVA siempre y cuando el vehículo se use parcialmente para nuestra actividad.

No obstante, en el caso de que Hacienda determine que la afectación del vehículo es menor que la indicada o que la gasolina utilizada ha sido más para eventos privados que profesionales, podría reducir los porcentajes. Incluso, en último término, eliminarlos.