Pérdida misteriosa de Inventarios: Causas y soluciones. Si tienes alguna inquietud recuerda contactarnos a través de nuestras redes sociales, o regístrate y déjanos un comentario en esta página para poder ayudarte. También puedes participar en el WhatsApp Ecuador.

Introducción: El inventario como activo crítico bajo asedio

En el balance general de cualquier empresa ecuatoriana que comercialice bienes, el inventario representa en promedio más del 30% de sus activos. No es un dato menor: este activo es el corazón logístico y financiero de la operación, y sin embargo, está expuesto a un tipo de pérdida silenciosa, constante y devastadora: la merma.

La merma no es un simple ajuste contable, es el síntoma de fallas estructurales en el sistema de control interno. Este artículo explora a fondo este fenómeno y ofrece una guía técnica y accionable para mitigarla. En Deltech Audit, consideramos que controlar la pérdida de inventarios no es un gasto, sino una inversión en resiliencia operativa.

¿Qué es la merma y por qué debe preocuparle a su empresa?

La “merma” se refiere a la diferencia entre el inventario teórico (lo que dice el sistema) y el inventario real (lo que hay físicamente). Esta diferencia se clasifica en dos:

• Merma conocida: caducidad, daños, obsolescencia, desperdicios de producción.
• Merma desconocida: pérdidas sin causa aparente, atribuibles a errores o robos.

La segunda es la más peligrosa, pues afecta directamente la fiabilidad de los datos y distorsiona los estados financieros, generando un efecto dominó en toda la empresa.

Causas profundas de la merma desconocida

Amenazas internas: el robo desde dentro

Los empleados deshonestos conocen los vacíos del sistema. Ya sea por “robo hormiga” o fraude organizado, pueden generar pérdidas importantes si no existen controles.

Amenazas externas: delincuencia y vulnerabilidad comercial

Farderas, bandas organizadas, devoluciones falsas y cajas de autopago mal supervisadas son fuentes de pérdida continua en el comercio ecuatoriano.

Errores administrativos: el enemigo invisible

Procesos manuales, etiquetas mal colocadas, registros erróneos. En algunos estudios, estos errores representan hasta el 16% de la merma.

Fraude y negligencia en la cadena de suministro

Proveedores que entregan menos de lo facturado, productos defectuosos o manipulación de documentos. Todo esto ocurre si no hay trazabilidad y auditorías en los procesos logísticos.

Impacto de la pérdida de inventario en la empresa

• Impacto financiero: aumento del Costo de Mercadería Vendida (CMV), reducción de la rentabilidad.
• Impacto operativo: roturas de stock, exceso de inventario, decisiones basadas en datos falsos.
• Impacto reputacional: pérdida de clientes, deterioro de la confianza, fuga de capital humano.

La auditoría como herramienta de control estratégico

La auditoría no debe verse como un acto anual de cumplimiento, sino como un mecanismo continuo de mejora.

Tipos de auditoría y su función

• Inventario periódico: permite ajustes contables, pero detecta tarde el problema.
• Inventario cíclico: conteos frecuentes y rotativos que permiten acción inmediata.
• Inventario sorpresivo: ideal para disuadir el hurto interno y verificar controles.

Tecnologías para blindar su inventario

Códigos de barras

Digitalizan el proceso y reducen los errores humanos. Ideales para empresas medianas en Ecuador que buscan dar su primer paso hacia la automatización.

RFID (Identificación por Radiofrecuencia)

Tecnología avanzada que permite trazabilidad individual de productos en tiempo real. Ideal para empresas de retail, farmacéuticas y moda.

Sistemas WMS y ERP

Integran la información operativa, logística y contable. Permiten control total, alertas de pérdida y decisiones basadas en datos precisos.

Casos reales y lecciones aprendidas

• Zara y Decathlon: redujeron su merma hasta un 45% con RFID.
• Retail británico: recuperó su inversión en RFID en solo 7 meses.
• Kayser Chile: optimizó su logística y redujo errores al implementar WMS.

Recomendaciones 

Fase 1: Diagnóstico (Meses 1-3)

• Auditoría física completa.
• Implementación de inventarios cíclicos y sorpresivos.

Fase 2: Infraestructura (Meses 4-9)

• Sistema de códigos de barras.
• Estandarización de procesos.
• Capacitación del personal.

Fase 3: Optimizar con tecnología (Meses 10-18+)

• Piloto RFID.
• Implementación o mejora del WMS.
• Integración con ERP.

Preguntas frecuentes (FAQs)

1. ¿Cada cuánto se debe realizar un inventario físico?
2. ¿Cuál es la diferencia entre RFID y código de barras?
3. ¿Cómo detectar si hay hurto interno?
4. ¿Qué hacer si ya hay merma acumulada?
5. ¿RFID es viable para una pyme en Ecuador?