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Si necesitas organizar mejor tu tiempo y llevar un control más exhaustivo de tus citas, la solución pasa por saber utilizar Google Calendar, puesto que pondremos organizar nuestra agenda de una manera sencilla y muy visual.

Una de las partes más positivas que tiene Google Calendar es que vamos a poder utilizarlo y gestionarlo desde nuestro ordenador, nuestro móvil o, incluso, desde una tablet. Gracias a esto la integración y la forma de interactuar es mucho más fácil.

Si tenemos un terminal móvil o una tablet podremos descargar su aplicación con la cual lo vamos a poder utilizar. Si vamos a gestionarlo todo desde nuestro ordenador debemos ingresar en calendar.google.com o instalar la extensión para Google Chrome.

Cómo es Google Calendar

Nada más entramos en Google Calendar nos damos cuenta de que es un calendario sumamente completo, que nos muestra siete días seguidos por cada fila. En la parte superior tendremos la semana en la que estamos, el botón de configuraciones y un buscador, mientras que en el lado izquierdo podemos ver un calendario de todo el mes, una sección con Mis calendarios, además del botón Crear, del que luego hablaremos.

Registrarnos en Google Calendar

Si entramos a Google Calendar por medio de un ordenador lo único que debemos hacer es iniciar sesión con una cuenta Google y automáticamente se asociará dicha cuenta al calendario.

Si optamos por un terminal Android, debemos instalar la aplicación Google Calendar (si no está instalada previamente) desde la Google Play Store. Cuando ya la tengamos, iniciamos sesión con nuestra cuenta Google y ya estará todo listo para funcionar.

Podremos obtener el calendario de Google en la tienda de aplicaciones App Store si lo que usamos es un iPhone o un iPad. Para estar registrados debemos realizar la misma tarea que en las dos opciones anteriores, es decir, utilizar una cuenta de Google.

Lo bueno de Google Calendar es que todos lo que hagamos en los distintos dispositivos donde usemos este calendario, se sincronizará con los demás.

Vista de calendario

Podemos cambiar la visualización del calendario, pudiendo elegir que queremos ver. Es decir, si nos interesa que el formato sea por día, semana, mes o año.

Para eso solamente debemos pulsar el desplegable de la parte superior derecha, justo al lado del icono de una rueda dentada, donde debería poner Semana. Al abrirlo podremos elegir la forma de visualización que más se adecua a nuestras necesidades y gustos.

Crear un evento

Esta podría ser la función más interesante que tiene Google Calendar. Con ella podremos marcar días en concreto para que nos recuerden todo tipo de eventos que necesitemos.

Tenemos dos formas de crear un evento. Una es pulsando el botón «Crear» o simplemente clicando en un día en concreto. en ambos casos aparecerá una ventana donde podremos:

• Poner el nombre de la cita.
• Elegir si es un Evento, una Tarea o un Recordatorio. Si tienes una cuenta G Suite también aparecerá Fuera de la oficina.
• Asignar una fecha e intervalo de hora en que se nos recuerda este evento.
• Poner invitados que también vean este evento mediante su cuenta de Google.
• Añadir una videollamada de Google Meet.
• Insertar una ubicación.
• También podremos poner una descripción o adjuntar archivos.

Una ver lo completemos todo solamente pulsamos el botón de Guardar. Con esto lograremos que en el día y la hora marcadas nos avise de ese evento durante la franja de tiempo que le hemos indicado.

Crear un calendario

En Google Calendar podemos crear distintos calendarios para diferentes actividades, por ejemplo, podemos tener uno para uso personal y otro para el trabajo.

La forma de crearlo es muy sencilla, tan solo debemos:

• Pulsar el botón más que está en la parte inferior izquierda, justo al lado de donde pone Otros Calendarios.
•   Después debemos pulsar en Crear un Calendario.

• Ahora debemos asignarle un nombre y podremos ponerle una descripción.
• Una vez que lo hemos creado veremos que nos sale en la parte izquierda de la pantalla en la sección Mis Calendarios.
• Si queremos cambiarlo de color solo debemos pulsar los tres puntos verticales que salen al lado de su nombre y podremos poner el que nosotros queramos.
• Para elegir que calendario sale en la pantalla, solamente tenemos que marcarlos o desmarcarlos según nosotros estimemos.

A partir de aquí ya podremos gestionar cada uno de los calendarios con nuestros distintos eventos.

Podemos ingresar un calendario externo desde una URL (Desde url) o importando un archivo .ics (Importar).

Buscar eventos dentro de un calendario

Una vez que tenemos nuestros eventos ya guardados y todos los calendarios que necesitamos, podemos necesitar encontrar un evento en concreto que no recordamos cuando es y lo queremos cambiar de fecha o quitarlo porque ya no es necesario.

Pues bien, podemos buscar los eventos si escribimos en la sección de búsqueda que no es otra que una lupa que aparece al lado de la información de la semana. Una vez que pulsamos este icono se abre automáticamente una barra para poner aquello que necesitemos para buscar un evento. Así de sencillo.

Cambiar comienzo de la semana

Seguro que has dado cuenta de que Google Calendar, por defecto, empieza la semana el domingo y la lleva hasta el sábado siguiente. Eso puede ser algo molesto para los que estamos acostumbrados a utilizar el sistema de lunes a domingo como en España.

Esto se puede cambiar siguiendo unos pasos muy fáciles:

• Vamos a Configuración pulsando en el icono que es una rueda dentada que está en la parte superior derecha del calendario.
• Entonces veremos en la parte derecha de la pantalla Opciones de visualización, lugar donde debemos hacer clic.
• Ahora es el momento de cambiar el día en La semana empieza el. Ponemos lunes como comienzo. Además, podemos poner 7 días en Establecer vista personalizada.

De esta manera ya tendremos el lunes como primer día de la semana y veremos los 7 días que la conforman.

Como habéis podido leer Google Calendar es una opción muy interesante para tener todos los eventos en un mismo lugar y que nos vaya avisando de todos ellos. Además, sus posibilidades de personalización y el poder llevarlo también en dispositivos móviles le otorgan un valor añadido.