Inventario de activos fijos: cómo evitar errores
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Entre los temas más solicitados por nuestros clientes se encuentra: cómo hacer un inventario de activos fijos de forma correcta. Por ese motivo hemos escrito este artículo con algunos aspectos que se deben considerar antes, durante y después del inventario de activos fijos.
Índice
- ANTES
- ¿Por qué motivo se debe realizar un inventario de activos fijos?
- ¿Qué beneficios trae la realización del inventario?
- ¿Cada cuánto tiempo es necesario realizar inventario de activos fijos?
- ¿Quién debe liderar la realización de los inventarios físicos de activos fijos?
- ¿Qué elementos constituyen los activos fijos?
- ¿Dónde están ubicados los activos fijos y cuáles son los responsables de la custodia?
- DURANTE
- DESPUÉS
ANTES
¿Por qué motivo se debe realizar un inventario de activos fijos?
Un inventario físico se lleva a cabo para verificar la exactitud de los registros de propiedad de activos fijos, así como para asegurar la existencia y el estado de los activos.
¿Qué beneficios trae la realización del inventario?
Los resultados de los inventarios de activos fijos proporcionan una evaluación general de la eficacia de la administración de la propiedad y el nivel de cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos, así como de las normas legales externas.
¿Cada cuánto tiempo es necesario realizar inventario de activos fijos?
Los inventarios de activos fijos se deberían llevar a cabo, al menos cada dos años, para cumplir con las mejores prácticas de control interno.
¿Quién debe liderar la realización de los inventarios físicos de activos fijos?
El desarrollo y la gestión de la programación de inventarios físicos debería ser responsabilidad del Contador de Activos Fijos.
Sin embargo, para fortalecer el control, los contadores deberían ser personas independientes de la custodia. Es recomendable analizar la posibilidad de ubicar un proveedor externo.
¿Qué elementos constituyen los activos fijos?
Es importante que se defina por anticipado las características de los activos fijos. Normalmente esta definición debería estar incluida en el Manual de políticas contables y de procedimientos de activo fijo.
Recuerde que existen activos fijos que solamente se controlan, pero no se los incluye para fines de depreciación. Por ejemplo: los computadores de bajo costo son activo fijos, pero podrían no ser incluidos para fines de depreciación por su corta vida útil.
¿Dónde están ubicados los activos fijos y cuáles son los responsables de la custodia?
Es un requisito indispensable que se identifiquen en un diagrama las ubicaciones de los activos fijos, las áreas y los responsables de su custodia.
DURANTE
¿Cuál es la metodología correcta para realizar el inventario de activos fijos?
Los inventarios físicos deben contarse al 100% bajo el método de barrido (izquierda a derecha, del piso de arriba hacia abajo).
Por otro lado, para fines de validación anual, se pueden utilizar métodos alternativos, como inventarios de muestras, si fuese necesario.
La verificación de la existencia y responsabilidad de la propiedad se la podría realizar de manera:
- Manual, inspección física
- Con PDA y lector de etiquetas de código de barras
- Con PDA y lector de etiqueta RFID
¿Qué elementos se deben tener en cuenta bajo el método de lectura de código de barras?
Debemos determinar si se verificarán físicamente los siguientes atributos específicos:
- Fecha de inventario
- Número de etiqueta
- Descripción
- Fabricante
- Número y serie de modelo
- Ubicación
- Estado de uso
- Condición
DESPUÉS
Finalmente le informamos que las actividades que se deben realizar después del inventario físico de activos fijos las hemos incluido en otro artículo.
Mientras tanto puedes leer las mejores prácticas en este artículo.
