Uno de los programas ofimáticos más utilizados en las empresas es Microsoft Office Excel, gracias a la variedad de funciones con las que cuenta esta hoja de cálculo. En la actualidad, Excel es un programa casi obligatorio contar con un ordenador en la oficina de trabajo, y por lo general, se utiliza Excel para organizar información y hacer cálculos de forma sencilla. Hay algunos trucos importantes, igualmente, entre ellos el de poder sumar unidades tiempo. Si tienes alguna inquietud recuerda contactarnos a través de nuestras redes sociales, o regístrate y déjanos un comentario en esta página. También puedes participar en el WhatsApp. Si usas Telegram  ingresa al siguiente enlace.

Excel permite realizar todo tipo de operaciones

Y es que Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información.

La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales.

Justamente dentro de los datos a gestionar en Excel están los datos de tipo de hora. Estos pueden llegar a representar un problema para muchos usuarios debido a la tarea a realizar sobre estos, especialmente todo lo relacionado con las sumas de horas, minutos y segundos, ya que cuando debemos realizar este tipo de operaciones.

Cómo hacerlo en Microsoft Office Excel

De todos modos, el programa de cálculo de tablas de Microsoft no solo triunfa porque permite crear tablas de forma muy sencilla y utilizar sus numerosas funciones de cálculo. Probablemente la función más usada de Excel sea Suma, la función permite sumar rápidamente diferentes valores.

¿Pero qué pasa si no queremos sumar números sin más, sino horas y minutos? En esas, lo cierto, es que sumar horas y minutos en Excel no es una tarea simple, puesto que es necesario aplicar algunos trucos para poder hacerlo de la manera adecuada. Si eres de las personas que suma primero los minutos y luego los convierte en horas, entonces este consejo será para ti.

Con ello, para hacer el cálculo de horas lo primero que debemos hacer es dar el formato correcto a las celdas en las que vamos a introducir los valores. La mejor forma de colocar las horas es en formato hh:mm.

Todas las claves – Microsoft Office Excel

Tras el formato de celdas, tendremos un gran número de opciones disponibles. Ahora es simplemente elegir el formato que corresponda a lo que quieras hacer, hacer clic en el botón Aceptar y ya se aplica a las celdas seleccionadas.

Los formatos de celda son uno de los puntos que tienes que dominar sí o sí en Excel por la versatilidad que tienen y porque son clave para hacer las hojas bien hechas y poder operar con normalidad con valores especiales como lo son las fechas. Ahí habremos creado un formato de horas:minutos:segundos. Si hubiésemos querido solamente horas y minutos, el formato habría sido hh:mm.

Posteriormente, para expresar minutos y segundos en una celda, la información debe introducirse utilizando el formato hh:mm:ss. Este formato nos permite mostrar la cantidad exacta de horas, minutos y segundos. Si deseas introducir el valor de 320 minutos y 55 segundos debes hacerlo de la siguiente manera: 0:320:55 Es importante colocar el cero inicial para que Excel interprete los datos de minuto y segundo correctamente.

Formato de celdas para minutos y segundos en Microsoft Office Excel

Otra forma de evitar este problema es comenzar con una hora que incluya un valor de fecha. Esto le permite restar números muy grandes de minutos sin peligro de obtener un resultado negativo. Si no quieres que se muestre la fecha en el resultado, simplemente aplica un formato numérico de sólo hora.

Para tener la información con el formato que necesitamos debemos hacer clic derecho sobre la celda y seleccionar la opción Formato de celdas y dentro de la sección personalizada colocar el siguiente valor en el cuadro de texto para Tipo: [mm]:ss. Al aceptar los cambios Excel mostrará el valor de la celda con el formato que necesitamos. De la misma manera puedes dar formato a una lista que contenga información de minutos y segundos y posteriormente hacer la suma como si fuera cualquier otro tipo de datos.

La ventaja de utilizar este método es que al momento de sumar los segundos, Excel añadirá automáticamente un minuto por cada 60 segundos que se sumen. Esta conversión la tendríamos que hacer manualmente en caso de tener los minutos y los segundos en columnas separadas, aunque, en la mayoría de los casos, Excel reconoce que has introducido una hora y modifica el formato de forma automática.