En Ecuador, la Corte Nacional de Justicia ha reiterado que, si concurren subordinación, habitualidad y remuneración, existe relación laboral encubierta, aunque el trabajador emita facturas por “servicios profesionales”. Esta línea jurisprudencial –recogida en su sentencia más reciente de 15 de julio de 2025– expone a las empresas a contingencias por falta de afiliación al IESS, multas del Ministerio de Trabajo y juicios por derechos adquiridos.
Para reducir riesgos y ganar flexibilidad, la externalización (outsourcing) de procesos críticos —nómina, contabilidad, RR. HH. y auditoría— se consolida como la alternativa preferida por el 80 % de ejecutivos latinoamericanos, según un Encuesta Global de Outsourcing 2024. Recomendamos a las empresas ecuatorianas implementar una estrategia laboral basada en cumplimiento normativo, tercerización especializada y controles internos robustos, rubro en el que Deltech Audit aporta más de 20 años de experiencia.
Resumen Ejecutivo
En resumen, este artículo le ayudará a:
- Comprender los elementos que configuran una relación laboral encubierta según la jurisprudencia ecuatoriana, incluso si se emiten facturas.
- Identificar los riesgos y posibles sanciones de una relación laboral encubierta.
- Entender cómo el outsourcing especializado puede ser una solución estratégica.
- Conocer una hoja de ruta recomendada para mitigar riesgos laborales.
- Prepararse para cumplir adecuadamente con la normativa laboral y evitar contingencias.
Contexto Normativo y Jurisprudencial Ecuatoriano: La Clave de la Dependencia
La jurisprudencia y la normativa ecuatoriana son claras: la esencia de una relación laboral no reside en el título del contrato o el tipo de comprobante de pago (como una factura), sino en la presencia de tres elementos fundamentales establecidos en el artículo 8 del Código de Trabajo[1]:
- Prestación personal de servicios: El servicio debe ser ejecutado directamente por la persona contratada, sin que pueda ser reemplazada por otra.
- Remuneración: Es el pago periódico que recibe el trabajador a cambio de sus servicios.
- Dependencia (Subordinación jurídica): Este es el elemento más crucial. Se refiere a la facultad del empleador para dirigir y sancionar al trabajador. La Corte Nacional de Justicia ha aclarado que lo importante no es cómo se formaliza el pago o si hay una factura de por medio, sino la presencia de indicios de subordinación.
Condiciones que Demuestran Dependencia, Aún Facturando: Se considera que existe una relación laboral, incluso si el individuo emite facturas, si se cumplen las siguientes condiciones que demuestran una clara subordinación:
- Inserción en la organización de la empresa: El “colaborador” forma parte de la estructura operativa de la compañía, trabajando dentro de sus procesos y jerarquías.
- Falta de estructura empresarial propia del individuo: El proveedor de servicios no tiene su propia empresa, marca, empleados o una cartera de clientes independiente, operando casi exclusivamente para un solo “cliente”.
- Recepción de órdenes sobre cómo y cuándo trabajar: El empleador dicta las tareas, los métodos de ejecución, los plazos y la forma en que el trabajo debe ser realizado, sin que el individuo tenga autonomía para decidir.
- Fijación directa de precios y condiciones por el empleador: El “profesional independiente” no negocia libremente sus tarifas o términos de servicio, sino que estos son impuestos o preestablecidos por la empresa.
- Horario fijo o control de asistencia: Se exige un cumplimiento de jornada laboral, un horario de entrada y salida, o se controla la asistencia de manera similar a la de un empleado.
- Imposibilidad de rechazar trabajos o decidir sus propios horarios: La libertad para aceptar o no tareas es limitada o inexistente, y el individuo no puede organizar su tiempo de trabajo de forma autónoma.
- Uso de recursos y herramientas de la empresa: Trabaja con equipos, instalaciones, materiales, software o incluso un correo electrónico corporativo provistos por la compañía, sin usar sus propios medios.
El uso de facturas en estos casos puede ser interpretado como una simulación jurídica para evadir responsabilidades laborales, como el pago de afiliación al IESS, décimos, vacaciones o indemnizaciones por despido intempestivo. Es como intentar ocultar el sol con un dedo; la realidad de la relación siempre se impondrá sobre el papel.
Riesgos por Mal Encuadre Laboral: Consecuencias Económicas
No encuadrar correctamente una relación laboral puede tener implicaciones financieras y legales severas para las empresas en Ecuador. Es como navegar un río sin conocer los rápidos: al principio parece que todo va bien, pero de repente, se encuentra con una cascada de problemas. Cuidado con la relación laboral encubierta.
| Riesgo | Base Legal | Posibles Sanciones |
|---|---|---|
| No afiliación al IESS | Art. 42, Código del Trabajo | Multa de 3 a 20 SBU (Salarios Básicos Unificados) y pago retroactivo de aportes |
| Falta de registro en plataforma MDT | Ac. Ministerial MDT‑2024‑039 | Multas de hasta 10 SBU por cada omisión |
| Demanda por prestaciones sociales | Jurisprudencia obligatoria CNJ | Pago de décimos, vacaciones, indemnizaciones |
| Daño reputacional y pérdida de confianza | Impacto en la imagen corporativa | Dificultad para atraer talento y clientes |
Estas contingencias pueden escalar rápidamente, afectando la liquidez, la reputación y la continuidad del negocio.
Mini-Caso de Estudio: El tropiezo de “Marketing Digital Innova”
“Marketing Digital Innova” (nombre ficticio), una agencia en Guayaquil, contrató a varios “Community Managers” como proveedores de servicios, quienes emitían facturas mensuales. Aunque trabajaban de forma remota, debían conectarse a un horario fijo, participar en reuniones diarias, recibir instrucciones detalladas de los proyectos y reportar sus avances a un supervisor de la agencia.
Además, utilizaban licencias de software y plataformas de gestión de redes sociales provistas por “Marketing Digital Innova”. Cuando uno de ellos fue desvinculado, interpuso una demanda laboral. La Corte, al analizar la dependencia (horario, supervisión, uso de recursos y la falta de autonomía real), dictaminó la existencia de una relación laboral encubierta. La agencia se vio obligada a pagar no solo las aportaciones al IESS retroactivas y multas, sino también décimos, vacaciones e indemnizaciones por despido intempestivo, lo que representó un desembolso inesperado y significativo.
Tendencias y Beneficios del Outsourcing en 2025
Frente a este panorama, el outsourcing o externalización de procesos se presenta como una solución estratégica. La Encuesta Global de Outsourcing 2024 de Deloitte indica que es la alternativa preferida por el 80% de los ejecutivos latinoamericanos para reducir riesgos y ganar flexibilidad.
| Beneficio | Evidencia | Impacto para la Empresa |
|---|---|---|
| Reducción de costos fijos | Hasta 30% según encuestas reconocidas | Convertir estructura de RR. HH. en gasto variable |
| Cumplimiento normativo garantizado | Especialistas actualizados en reformas 2025 | Menores contingencias y multas |
| Acceso a tecnología y analítica | Plataformas de payroll cloud y IA | Automatización de reportes y trazabilidad |
| Enfoque en core business | Tendencias de Capital Humano 2024 | Recursos directivos liberados |
Hoja de Ruta Recomendada para las Empresas
Para navegar este complejo entorno y blindar su empresa, sugerimos una hoja de ruta en cinco pasos:
- Diagnóstico de riesgos laborales:
- Revisar contratos civiles y compararlos con las actividades reales de los colaboradores.
- Evaluar el cumplimiento de registros ante el MDT (Ministerio de Trabajo) e IESS.
- Implementar controles internos:
- Establecer políticas claras de horarios, supervisión, uso de recursos y remuneración.
- Crear una matriz de riesgos laborales y de seguridad en el trabajo.
- Decidir qué procesos externalizar:
- Nómina y obligaciones patronales: cálculo de aportes, décimos, fondo de reserva.
- Contabilidad y reportes NIIF para análisis gerencial.
- Auditorías internas para validar cumplimiento y prevenir fraude.
- Seleccionar proveedor especializado:
- Verificar experiencia sectorial, certificaciones y uso de tecnología (p. ej., Odoo, BI).
- Establecer un SLA (Acuerdo de Nivel de Servicio) que incluya confidencialidad y trazabilidad digital de documentos.
- Monitorear y mejorar:
- Establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) como costo por transacción, multas evitadas y satisfacción del personal.
- Realizar auditorías periódicas de los procesos tercerizados.
Anticipación y Resolución de Objeciones: “Contrato a mis colaboradores por servicios profesionales para evitar la burocracia laboral, mi empresa es pequeña y no necesito esas complicaciones.”
Es comprensible buscar simplicidad, pero la realidad en Ecuador es que la ley prioriza la sustancia sobre la forma. Si un ‘proveedor’ tiene horario fijo, recibe órdenes y usa sus recursos, el Ministerio de Trabajo y la Corte Nacional de Justicia lo considerarán un empleado. Evitar la ‘burocracia’ inicial puede llevar a ‘dolores de cabeza’ mucho mayores después: multas, pagos retroactivos de IESS, décimos, vacaciones e indemnizaciones que pueden ser millonarias y poner en riesgo la continuidad de su negocio. Es más estratégico invertir en un encuadre legal correcto desde el inicio o considerar el outsourcing, que le brinda flexibilidad sin el riesgo de incumplimiento.
Conclusión: Proteger su Negocio es una Prioridad
La relación laboral encubierta es un riesgo real y costoso en Ecuador. La jurisprudencia de la Corte Nacional de Justicia es un recordatorio de que la sustancia prevalece sobre la forma. Ignorar esta realidad puede acarrear multas millonarias, pagos retroactivos y un daño reputacional significativo. La buena noticia es que existen soluciones probadas. La externalización de procesos clave, respaldada por la experiencia de firmas como Deltech Audit, no solo minimiza estos riesgos, sino que también optimiza sus recursos y le permite a su empresa enfocarse en lo que realmente sabe hacer.
La decisión de evaluar y ajustar sus esquemas de contratación y operación es crucial. No espere a que una contingencia laboral golpee su puerta. Actúe preventivamente, fortalezca sus controles internos y considere la tercerización como un aliado estratégico. Su tranquilidad y la sostenibilidad de su negocio dependen de ello.
Preguntas Frecuentes (FAQ)
¿Qué es la subordinación jurídica en una relación laboral?
Es la capacidad del empleador para dirigir y sancionar al trabajador, quien debe acatar órdenes y seguir directrices. Es un elemento clave que define la relación laboral, más allá del tipo de contrato.
¿Cómo afecta la emisión de facturas a un “colaborador” en la relación laboral?
Si un colaborador emite facturas pero cumple con los elementos de subordinación, prestación personal y remuneración (tiene horario fijo, reporta a un jefe, usa recursos de la empresa), la relación se considera laboral y no de servicios profesionales, exponiendo a la empresa a riesgos legales y multas.
¿Cuáles son las principales consecuencias de no afiliar a un trabajador al IESS en una relación laboral encubierta?
Las consecuencias incluyen multas que van de 3 a 20 Salarios Básicos Unificados y el pago retroactivo de todas las aportaciones al IESS, además de posibles demandas por prestaciones sociales como décimos y vacaciones.
¿Qué tipo de procesos se pueden externalizar para reducir riesgos laborales?
Se pueden externalizar procesos críticos como la nómina y sus obligaciones patronales (cálculo de aportes, décimos, fondos de reserva), la contabilidad (incluyendo reportes NIIF), y las auditorías internas para validar cumplimiento y prevenir fraude.
¿Cómo ayuda la tecnología en la gestión de la externalización y la prevención de riesgos?
La tecnología, como las plataformas de payroll cloud, la inteligencia artificial y sistemas como Odoo, permite la automatización de reportes, mejora la trazabilidad de documentos, minimiza errores y asegura el cumplimiento normativo al mantener la información actualizada y accesible.
