Política de compras qué debe contener. Las empresas para poder llevar a cabo sus actividades de manera ordinara deben adquirir bienes (productos) o servicios, tales como: materias primas, reparaciones de maquinarias, insumos de oficina, entre muchos otros. Si tienes alguna inquietud recuerda contactarnos a través de nuestras redes sociales, o regístrate y déjanos un comentario en esta página. También puedes participar en el WhatsApp. Si usas Telegram ingresa al siguiente enlace.

Las empresas a las que se les adquiere todos los insumos o servicios que son requeridos por la empresa, reciben el nombre de proveedores.

La empresa necesita realizar las compras de manera coherente y en relación con los demás departamentos de la misma, como por ejemplo el departamento de producción, departamento de ventas, departamento de administración entre otros.

Para poder llevar a cabo sus funciones (compra o adquisición de bienes o servicios) de manera coherente y coordinada debe implementar lo que se conoce como POLITICA DE COMPRAS.

Índice

1 Qué es la política de compras
2 Qué implica la política de compras
3 Qué debe contener la política de compra
4 Condiciones que debe tener un proveedor
5 Cuánto comprar

Qué es la política de compras

Cuando se habla de políticas de compras, se refieren a las directrices que crean las empresas para poder regular las condiciones que serán aplicadas al momento de adquirir los productos que permitan mantener las operaciones de forma habitual.

Dentro de los aspectos a tomar en cuenta se direcciona: las condiciones, los proveedores, los plazos de cancelación (líneas de crédito), entre otros criterios que aplicara la empresa al momento de adquirir productos o incluso servicios.

Se debe tener en cuenta que día a día se hace cada vez más complejo la realización de las compras.

El motivo de que esto sea así, es la naturaleza misma y la gran diversidad de los servicios y productos que se encuentran en la actualidad en el mercado.

Aunado a esto, se añaden los constantes cambios en el área tecnológica y las cada vez mayores exigencias de calidad por parte de los consumidores finales de los bienes o productos.

Qué implica la política de compras

Como propósito de cualquier política de compras en una empresa podríamos decir que es:

• El establecimiento de compromisos por parte de la empresa con sus respectivos proveedores dentro de todo el proceso de compras.
• Garantizar por parte de los proveedores los criterios básicos establecidos con anterioridad (precio, línea de crédito, fechas de entrega, calidad, entre otros).
• Aumentar y difundir estos compromisos entre la empresa y los demás proveedores.
• Resulta obvio que las políticas de compras de una empresa son aplicadas a todas las adquisiciones (compras) de suministros (bienes o productos) o servicios que se realicen a cualquier proveedor de la empresa.

De la misma manera estos proveedores deberán transmitir dichas políticas a los subcontratistas que posean. Por ende, las políticas de compras afectan a todos los proveedores sin distingo que estos proveedores sean proveedores directos o proveedores indirectos.

Toda política de compra debe tener en cuenta las siguientes pautas:

• Se debe mantener la continuidad en el abastecimiento de la empresa.
• No debe existir duplicidad en los pedidos.
• Reducir al máximo, o eliminar (en la medida de lo posible) los desperdicios.
• Reducir al máximo el poseer productos ya obsoletos, consecuencia de una mala gestión de compras.
• Mantener los niveles de calidad esperados de los productos que se adquieren.
• Prestar gran énfasis en el adecuado estudio y selección de proveedores para la empresa.
• Antes de realizar alguna orden o pedido, solicitar envió de muestras del producto.
• Prestar el debido análisis para poder aceptar o no, alguna nueva lista de precios de los proveedores.
• Visitar periódicamente a las empresas competidoras.
• Negociar con los proveedores las mejores condiciones para la empresa (condiciones de pago, descuentos, entre otras).
• Realizar visitas periódicas a los almacenes (depósitos) de la empresa.
• Chequear que las órdenes de compras emitidas sean cumplidas a cabalidad.
• Tener previsión en cuanto a la demanda de productos de la empresa y poder crear parámetros al momento de realizar las compras.
• Crear y aplicar estrategias que permitan mejorar los procedimientos y gestión de compras de la empresa.
• Renegociar servicios, condiciones y cualquier otro tema de interés con los proveedores de la empresa.
• En cierto modo la política de compras corporativas es una herramienta de vital importancia para la toma de decisiones acertadas a la hora de adquirir bienes, servicios e insumos (Cuando, como y a quien).

Las decisiones tomadas en los departamentos de compras influyen grandemente en el desarrollo de los productos, en garantizar la satisfacción del cliente, precio de venta, entre otros factores de gran importancia para la empresa.

Qué debe contener la política de compra

La gestión de compras en una empresa es de vital importancia y representan un punto básico en la misma, ya que a través de esta gestión la empresa adquiere las materias primas y los otros productos necesarios para que la empresa opere con normalidad.

El departamento comercial es quien se encarga de todo este tipo de tareas.

Por ende el departamento comercial es quien da la entrada a la empresa a los proveedores, como también es el ente por donde se canalizan las relaciones de la empresa con los proveedores y posibles proveedores futuros.

Es de esta manera que una empresa selecciona a los diversos proveedores, siguiendo siempre un mismo criterio de selección. Se podría decir que a esto lo llamamos política corporativa de compras.

De todo lo expuesto con anterioridad, algunas responsabilidades que debe contener una política de compras coherente, son las siguientes:

• Cubrir la demanda de bienes y serviciosque la empresa requiere, manteniendo la continuidad de los mismos, para lograr el funcionamiento de la empresa.
• Garantizar que los parámetros de calidad previamente establecidos se cumplan en todos los suministros adquiridos por la empresa.
• Se deben adquirir los productos al menor costo posible (pero manteniendo los niveles de calidad requeridos).
  Prever las fluctuaciones de los precios de los bienes y servicios, como también las tendencias que presenta el mercado.

Condiciones que debe tener un proveedor

Pese a que no todos los insumos o materiales que la empresa adquiere poseen la misma importancia relativa, debido a las necesidades particulares de cada organización. Es de gran importancia poseer los proveedores indicados o que se adapten de mejor manera para cada compra.

Al poseer el proveedor adecuado se mantiene cierto control sobre los gastos, los costos de producción y en simultáneo colabora en mantener una eficiencia en la operatividad de la empresa.

El proveedor adecuado debe tener ciertas características, que al momento de seleccionarlo se deben de considerar, entre algunas de ellas tenemos:

• Reputación: Es importante chequear la reputación y la credibilidad del proveedor que se desea contratar.
• Situación Económica: Esto para garantizar el abastecimiento constante y suficiente de los insumos requeridos, como también la capacidad de ofrecer financiamiento al momento de la compra.
• Localización: Esto es un factor a considerar por el tema de los tiempos de entrega y de los retrasos usuales en las mismas, como también el costo de los envíos, entre otros factores que juegan de manera directa y proporcional con la distancia.
• Tamaño: El tamaño del proveedor influye de manera directa en el poder de negociación de las condiciones de compras, si los pedidos no son de un tamaño representativo para el proveedor, regularmente las condiciones ofrecidas son menos favorables.
• Facilidades de Pago:Aplica a las líneas de crédito ofrecidas por los proveedores o las posibles líneas de créditos futuras y las condiciones de las mismas.
• Cantidades mínimas de producción: En la mayoría de los casos os proveedores exigen una cantidad mínima de bienes para la compra.
• Lead Time (Rapidez en la entrega): Esto aplica directamente a la relación del tiempo de entrega de los suministros adquiridos por la empresa es decir cumplimientos de plazos de entregas.
• Garantías: de los productos o también conocidos como sistemas post ventas, garantías, duración de las mismas, política de devoluciones, entre otras.
• Experiencia: Tanto la experiencia, la trayectoria y la reputación son indicadores que nos brindan confiabilidad en el proveedor.
• Certificaciones: No solo del proveedor en sí mismo, también existen certificaciones que son necesarias sobre algunos productos que son necesarios adquirir.
• Calidad Precio: Al ser este un factor determinante, es necesario conseguir al proveedor que te ofrezca el menor precio a la mayor calidad posible o requerida.

Cuánto comprar

Para poder determinar la cantidad de insumos que la empresa debe adquirir (comprar), es necesario tener en claro el tamaño y el volumen de la misma, como también los niveles de venta estimados por la misma y la capacidad de producción que posea, entre otros factores.

De la misma manera se deben determinar algunos factores fundamentales, tales como:

• Determinar la cantidad de inversión que se pretende (o puede) realizar.
• Cuáles serán los productos, suministros o servicios que se adquirirán.
• Quienes serán los proveedores, es decir a quien se le van a adquirir los suministros o servicios requeridos.
• Tomando en cuenta todos estos factores y sumados a los niveles de producción alcanzados y los estimados, junto al nivel de ventas alcanzado y esperado, capacidad financiera de la empresa, costos de oportunidad en el mercado, entre otros factores a considerar.

Todos estos factores son necesarios para poder determinar la cantidad de suministros (bienes o productos) y servicios que se deben comprar en cada empresa en particular.