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Consejos para manejar clientes difíciles siendo freelance

Trabajar como freelance es una aventura que por un lado ofrece libertad, autonomía y flexibilidad. Al ser tu propio jefe, eliges con quién trabajar, cuándo y desde dónde. Sin embargo, esta independencia también conlleva sus propias series de desafíos. Desde la gestión del tiempo hasta el manejo financiero, ser freelance implica un nivel de autodisciplina y organización que no todos poseen de inicio.

Uno de los retos más significativos —y a menudo subestimados— es la gestión de clientes. Aunque muchos clientes son un placer trabajar con ellos, eventualmente te toparás con alguno que ponga a prueba tus habilidades de comunicación, paciencia y profesionalismo. Ya sea por expectativas poco realistas, cambios constantes de opinión o simplemente una comunicación complicada, enfrentarse a clientes difíciles es una realidad en la vida freelance que requiere preparación y estrategia.

En este artículo, exploraremos algunos consejos prácticos para navegar estas aguas a veces turbulentas y mantener una relación de trabajo positiva, incluso cuando las cosas se ponen difíciles.

Índice

Comunicación efectiva y asertiva
Mantén la empatía, pero establece límites
Documenta todo
Aprende a decir «NO» cuando sea necesario
Pide feedback regularmente
Considera pedir un depósito inicial:
Siempre mantente profesional
Conclusión

Comunicación efectiva y asertiva

La comunicación es la piedra angular de cualquier relación profesional, y aún más cuando se trata de freelancers que, a menudo, no tienen contacto directo y regular con sus clientes. Aquí te dejamos algunas pautas clave para una comunicación efectiva:

• Escuchar activamente al cliente: Antes de responder o actuar, es vital escuchar con atención a lo que el cliente tiene que decir. Esto te permitirá entender realmente sus preocupaciones, necesidades y expectativas.

• No tomar críticas de manera personal: En el mundo del freelancing, recibir feedback es parte del proceso. Aunque algunas críticas puedan parecer duras, es importante recordar que se refieren al trabajo y no a ti como persona. Utiliza estas críticas como una oportunidad para mejorar y crecer profesionalmente.

• Usar herramientas de comunicación profesional: En un mundo interconectado, hay innumerables herramientas disponibles para facilitar la comunicación. Desde correos electrónicos hasta aplicaciones de mensajería instantánea, asegúrate de utilizar medios que sean tanto efectivos como profesionales. Además, mantener registros de conversaciones escritas puede ser esencial para aclarar cualquier malentendido.

Mantén la empatía, pero establece límites

Manejar a clientes difíciles requiere un equilibrio entre ser comprensivo y establecer límites claros:

• Comprender las preocupaciones del cliente: A menudo, detrás de un cliente «difícil» hay simples malentendidos o preocupaciones legítimas. Trata de ponerte en sus zapatos para entender de dónde vienen sus inquietudes. Esto no solo puede ayudarte a encontrar soluciones sino que también puede fortalecer tu relación con ellos.

• Definir horarios de trabajo y tiempos de respuesta: Si bien es esencial ser accesible y responder a los clientes con prontitud, también es crucial establecer límites. Informa a tus clientes sobre tus horas de trabajo y establece tiempos de respuesta realistas. De esta manera, protegerás tu tiempo personal y evitarás agotarte o sentirte abrumado.

Documenta todo

La vida de un freelance suele estar inundada de correos, reuniones virtuales y llamadas telefónicas. Es vital tener un sistema de registro para todo ello. Guardar correos electrónicos, registros de llamadas y minutas de reuniones te brinda una visión clara y cronológica de cómo ha progresado el trabajo y la relación con el cliente.

Trello o Asana, por ejemplo, son herramientas excelentes para rastrear tareas y conversaciones relacionadas con proyectos específicos. Tener un historial claro no solo te permite recordar detalles clave, sino que también es una herramienta invaluable en caso de desacuerdos o disputas.

Aprende a decir «NO» cuando sea necesario

Uno de los aspectos más complicados del freelancing es entender que no puedes (ni debes) complacer a todos. A veces, las solicitudes del cliente pueden ir más allá del alcance acordado o simplemente no alinearse con tu visión y valores. Valorar tu tiempo y reconocer tu expertise es esencial.

Por ejemplo, si un cliente te pide una revisión adicional que no estaba en el contrato inicial, podrías usar una herramienta como AND CO para enviar una cotización adicional. Es fundamental también reconocer cuándo la relación con un cliente no es beneficiosa y considerar si es el momento de terminarla, recordando siempre hacerlo con profesionalidad y respeto.

Pide feedback regularmente

El feedback no solo es una herramienta para mejorar, sino que también es una forma de prevenir posibles malentendidos o conflictos. Las revisiones y actualizaciones periódicas sobre el progreso del proyecto mantienen a ambas partes en la misma página.

Herramientas como Typeform pueden ser útiles para obtener retroalimentación estructurada de tus clientes. Si durante una revisión descubres que algo no está funcionando, ajusta el proyecto según sea necesario. Este enfoque proactivo no solo mantiene al cliente informado sino que también muestra tu compromiso con la calidad y la satisfacción del cliente.

Considera pedir un depósito inicial:

El mundo freelance es emocionante pero también puede estar plagado de incertidumbres. Una de las formas de asegurar tanto tu compromiso como el del cliente es solicitando un depósito inicial antes de comenzar cualquier proyecto. Esta práctica, común en el mundo del freelancing, no solo puede ayudarte a filtrar a clientes que no estén completamente seguros o comprometidos, sino que también garantiza que, en caso de que el proyecto no avance por cualquier razón, recibas una compensación por el tiempo y los recursos invertidos.

Herramientas como PayPal o Wise ofrecen soluciones fáciles para gestionar pagos internacionales, facilitando este proceso. Otra opción es poner Stripe en tu web, y que el cliente tenga que pasar por caja antes de iniciar.

Siempre mantente profesional

La vida de un freelance puede ser impredecible y, sin duda, te encontrarás con situaciones desafiantes. Sin embargo, es crucial recordar que tu conducta en estas circunstancias impactará directamente en tu reputación. Incluso si te enfrentas a críticas o desacuerdos, mantener la calma, ser respetuoso y actuar con integridad será siempre tu mejor carta de presentación. Tu reputación se construye con cada interacción, y un historial de profesionalismo puede abrirte puertas a oportunidades más grandes y mejores en el futuro.

Conclusión

Trabajando como freelance, enfrentarás a clientes de todo tipo, y cada desafío que se presente será una oportunidad invaluable para tu crecimiento. Manejar situaciones difíciles con gracia, resiliencia y profesionalismo no solo solidificará tu posición en el mundo freelance, sino que también te brindará herramientas y lecciones que enriquecerán tu carrera.