Evite estos 5 esquemas de fraude en su empresa 2025

Evite estos 5 esquemas de fraude en su empresa

14/05/2025

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¿Se ha detenido a pensar si su negocio podría ser vulnerable a ciertos esquemas de fraude? En Ecuador, al igual que en el resto del mundo, las empresas enfrentan la constante amenaza del fraude ocupacional. Este tipo de ilícito, perpetrado por los propios empleados, puede causar pérdidas económicas significativas y dañar la reputación de su compañía. Estar prevenido es la mejor herramienta. Para “tener la casa en orden” realmente, es crucial entender dónde están los riesgos y cómo mitigarlos.

Esquemas de fraude en su empresa

No se trata solo de grandes desfalcos; a veces, son pequeñas fugas que, al sumarse, representan un perjuicio considerable. Y lo que es peor, la falta de controles adecuados puede llamar la atención de las entidades de control, como el Servicio de Rentas Internas (SRI) si hay inconsistencias tributarias o la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros si la información financiera no refleja la realidad.

En esta guía, nos enfocaremos en los 5 esquemas de fraude más comunes que observamos en el entorno empresarial ecuatoriano. Le explicaremos en detalle cómo funcionan, las señales de alerta para detectarlos a tiempo y las estrategias clave para proteger su negocio. Nuestro propósito es ofrecerle conocimiento útil y aplicable para que pueda fortalecer sus defensas internas.

Resumen

Este artículo le servirá como una guía informativa esencial sobre los 5 esquemas de fraude ocupacional que su empresa en Ecuador debería conocer. Detallaremos la operación y las “banderas rojas” del fraude de caja, cuentas por cobrar, nómina (empleados fantasma), gastos falsos (facturas duplicadas) y falsificación de cheques. Comprenderá el impacto de estos ilícitos, tanto financiero como operativo y legal. Asimismo, abordaremos el marco legal ecuatoriano relevante y, sobre todo, le presentaremos principios prácticos para la prevención y detección, incluyendo el rol de la auditoría forense y el fortalecimiento de sus controles internos.

Entendiendo el Fraude Ocupacional: Un Riesgo para Todos

El fraude ocupacional es un acto deshonesto cometido por un empleado contra su empleador, aprovechando su posición. Las cifras a nivel mundial son alarmantes, con pérdidas que rondan el 5% de los ingresos anuales de las organizaciones. Aunque no tenemos estadísticas específicas para Ecuador en este análisis, la problemática es universal y afecta a empresas de todos los tamaños y sectores.

El impacto va más allá del dinero robado. Piense en:

Daño a la confianza del equipo
Afectación a la moral
Problemas con clientes o proveedores
Costos legales y de investigación

Una empresa que sufre un fraude significativo puede ver afectada su estabilidad y hasta su continuidad.

Es vital adoptar un enfoque proactivo. Prevenir el fraude es mucho más efectivo y menos costoso que reaccionar una vez que ocurre. Las evaluaciones de riesgo y los controles internos son su primera línea de defensa. Además, una cultura organizacional sólida, basada en la ética y la transparencia, desincentiva la deshonestidad.

El Triángulo del Fraude y su Relevancia Local

Para entender por qué una persona comete fraude, se usa el modelo del Triángulo del Fraude. Este señala tres condiciones que suelen estar presentes:

Presión: Una necesidad o problema que el individuo no puede resolver por vías legítimas (ej. deudas personales, problemas de salud familiar, vicios, o incluso presiones laborales para alcanzar metas).
Oportunidad: La percepción de que existe una forma de cometer el fraude sin ser descubierto, generalmente por fallas en los controles internos. Aquí es donde la empresa tiene mayor capacidad de acción.
Racionalización: La justificación mental que el defraudador se da para aceptar su acto (“Solo estoy tomando un préstamo”, “La empresa me debe por mi esfuerzo”, “Nadie se dará cuenta”).

En Ecuador, la presión puede venir por situaciones económicas personales o por el ambiente laboral. La oportunidad, tristemente, suele presentarse por falta de controles robustos, especialmente en pequeñas y medianas empresas (PYMES) donde a veces una sola persona maneja múltiples funciones críticas. Y la racionalización puede verse influenciada por una cultura organizacional débil o una percepción de injusticia.

Los 5 Esquemas de Fraude Más Comunes Desglosados

Vamos a adentrarnos en los 5 esquemas de fraude que más se repiten y cómo funcionan.

1. Fraude de Caja (Robo de Efectivo)

Este fraude implica la sustracción directa de dinero en efectivo de la empresa. Es común en negocios que manejan muchas transacciones en efectivo. Existen dos variantes principales:

Skimming (Omisión de ingresos): Ocurre ANTES de que el efectivo se registre. El defraudador toma el dinero antes de ingresarlo al sistema, por lo que no hay un registro directo del efectivo faltante. Piense en un cajero que cobra una venta y no la registra, quedándose con el efectivo.
Cash Larceny (Hurto de Efectivo): Ocurre DESPUÉS de que el efectivo ha sido registrado. El defraudador roba dinero que ya figura en los libros, como tomar efectivo de la caja fuerte o desviar depósitos bancarios después de haberlos registrado.

Señales de Alerta (Red Flags):

Ingresos reportados consistentemente bajos sin explicación.
Quejas de clientes por pagos no aplicados.
Grandes diferencias entre inventario físico y registros (puede indicar skimming de ventas).
Descuadres frecuentes en caja.
Alto número de anulaciones o descuentos inusuales.
Comprobantes de depósito alterados.
Empleado reacio a tomar vacaciones (señal de comportamiento).

Sectores Vulnerables: Comercio minorista, restaurantes, bares, hoteles, gasolineras, y en general, cualquier negocio con alto volumen de transacciones en efectivo.

2. Fraude de Cuentas por Cobrar

Este esquema se centra en la apropiación de los pagos que hacen los clientes y la manipulación de los registros para encubrirlo.

Lapping (Jineteo de Fondos): Es un método de encubrimiento. El defraudador roba un pago de un Cliente A. Para evitar que la cuenta de Cliente A se vea como morosa, usa el pago posterior de un Cliente B para cubrir el faltante de A. Luego usa el pago de un Cliente C para cubrir el de B, y así sucesivamente. Es un esquema que crece y se vuelve difícil de mantener.
Ventas Ficticias: Se registran ventas que nunca ocurrieron para inflar artificialmente los ingresos y las cuentas por cobrar. Implica crear facturas falsas o usar clientes inexistentes.
Cancelación Indebida de Saldos: El defraudador anula fraudulentamente cuentas por cobrar legítimas para apropiarse del pago del cliente cuando este llega. También puede anular saldos para encubrir un lapping previo o aplicar descuentos/devoluciones falsas.

Señales de Alerta (Red Flags):

Retrasos inexplicables en el registro de cobros.
Aumento en la antigüedad de las cuentas por cobrar (a pesar de que los clientes dicen haber pagado).
Quejas frecuentes de clientes por saldos incorrectos o pagos no aplicados.
Ajustes frecuentes y no autorizados a las cuentas de clientes (descuentos, notas de crédito).
Empleados que controlan todo el ciclo de cobros y evitan ser supervisados.

Sectores Vulnerables: Empresas que venden a crédito (la mayoría), especialmente aquellas con alto volumen de transacciones y controles débiles en el ciclo de ingresos. Retail, mayoristas, servicios profesionales.

3. Fraude de Nómina (Empleados Fantasma)

Este fraude consiste en que la empresa realice pagos salariales a personas que no trabajan para ella.

Modus Operandi: El defraudador (que suele tener acceso al sistema de nómina o recursos humanos) crea un “empleado fantasma”. Puede ser una persona totalmente inventada, un exempleado que no fue dado de baja, o un amigo/familiar. Luego, registra horas de trabajo y logra que se emitan pagos (cheques o transferencias) a nombre de este “fantasma”, desviando el dinero para sí mismo. A veces insisten en pagos en efectivo para evitar rastros bancarios.

Señales de Alerta (Red Flags):

Múltiples empleados con la misma dirección o, crucialmente, la misma cuenta bancaria para depósito directo.
Expedientes de personal incompletos (faltan contratos, documentos de identidad).
Cheques de nómina no reclamados o devueltos.
Números de identificación fiscal inválidos o duplicados.
Empleados sin las deducciones de ley.
“Empleados” que registran horas extra excesivas sin justificación o nunca toman vacaciones.
Personas en la nómina que nadie en la empresa conoce.

Sectores Vulnerables: Empresas grandes con muchos empleados o dispersos geográficamente, alta rotación de personal, sectores con trabajadores temporales (ej. construcción). PYMES también por falta de segregación de funciones entre RRHH y nómina.

4. Gastos Falsos (Facturas Duplicadas o Ficticias)

Implica lograr que la empresa pague por bienes o servicios que no recibió, o pague dos veces por lo mismo. Una modalidad común es el pago de facturas duplicadas.

Modus Operandi: El defraudador, con acceso al proceso de cuentas por pagar, presenta una factura para pago que ya fue cancelada, o una factura totalmente falsa por servicios/bienes inexistentes. Puede explotar errores en el sistema que no detecta duplicados, o manipular la factura original (cambiar levemente el número) para que pase como nueva. A veces, hay colusión con un proveedor externo.

Señales de Alerta (Red Flags):

Múltiples pagos al mismo proveedor por el mismo monto o por montos muy similares en fechas cercanas.
Facturas sin una orden de compra (OC) o contrato asociado.
Frecuencia de facturación inusual de un proveedor.
Presión para pagos “urgentes” sin seguir el proceso normal.
Facturas con información inconsistente, errores o apariencia poco profesional.
Quejas de proveedores legítimos indicando que no han recibido un pago (podría ser que la empresa pagó una factura duplicada fraudulenta).
Alto volumen de ajustes en cuentas por pagar.

Sectores Vulnerables: Empresas con alto volumen de transacciones con proveedores, procesos de cuentas por pagar manuales o poco automatizados, falta de segregación de funciones (la misma persona recibe, aprueba y procesa el pago).

5. Falsificación de Cheques

Este fraude ocurre cuando alguien con acceso a los cheques de la empresa los manipula para cobrarlos de forma ilícita.

Modalidades:

Firma Falsa: Roba cheques en blanco y falsifica la firma de alguien autorizado.
Endoso Falso: Intercepta un cheque legítimo para un tercero (ej. proveedor) y falsifica el endoso del beneficiario en el reverso para poder cobrarlo.
Alteración del Beneficiario/Monto: Intercepta un cheque legítimo y altera el nombre del beneficiario o el monto. El “lavado de cheques” usa químicos para borrar la tinta y reescribir.
Uso Fraudulento por Girador Autorizado: Una persona con firma autorizada emite cheques para su propio beneficio o de terceros, simulando pagos legítimos.

Aunque se usen menos cheques hoy, el riesgo persiste, y los defraudadores se adaptan (ej. creando cheques falsos con software). La interceptación de correo es un facilitador.

Señales de Alerta (Red Flags):

Cheques faltantes o saltos en la numeración de la chequera.
Endosos inusuales o sospechosos en los cheques cancelados devueltos por el banco.
Cheques pagados a “efectivo”, a empleados fuera de nómina normal, o a beneficiarios desconocidos.
Presencia de fotocopias de cheques en lugar de los originales (para ocultar alteraciones).
Alteraciones visibles en el cheque (borrones, tintas diferentes).
Firmas que no coinciden con las autorizadas.
Quejas de proveedores por pagos no recibidos que la empresa afirma haber emitido.
Conciliaciones bancarias con partidas viejas o inusuales.

Sectores Vulnerables: Prácticamente cualquier empresa que use cheques. PYMES suelen ser más vulnerables por menor control. Empresas con alto volumen de pagos con cheques.

Protección: Fortaleciendo sus Defensas

Conocer los 5 esquemas de fraude comunes es el primer paso. El siguiente es protegerse. Esto se logra con dos pilares: Controles Internos y Auditoría Forense.

Controles Internos: Su Primera Línea de Defensa

Implementar un sistema de control interno robusto es crucial. Se basa en principios como el marco COSO:

Ambiente de Control: La cultura ética y el compromiso de la alta gerencia. El “tono desde la cima” es fundamental.
Evaluación de Riesgos: Identificar dónde su empresa es vulnerable al fraude (los 5 esquemas que vimos).
Actividades de Control: Diseñar e implementar procedimientos para mitigar los riesgos. Aquí entra la segregación de funciones (que una misma persona no tenga control total sobre una transacción, ej. autorización, registro y custodia), las autorizaciones adecuadas, conciliaciones bancarias, conteos de inventario, etc.
Información y Comunicación: Asegurar que la información relevante fluya y que los empleados conozcan las políticas y canales de denuncia.
Monitoreo: Evaluar continuamente si los controles funcionan.

Ejemplos de Controles Específicos:

Fraude de Caja: Segregar funciones entre caja y contabilidad.
Cuentas por Cobrar: Enviar estados de cuenta a clientes.
Nómina: Cruzar datos de RRHH y nómina.
Gastos Falsos: Usar sistemas que detecten facturas duplicadas.
Cheques: Usar firmas mancomunadas y servicios bancarios como Positive Pay.

Auditoría Forense: Detección e Investigación Especializada

La auditoría forense aplica técnicas de contabilidad, auditoría, investigación y criminología para buscar fraudes. A diferencia de una auditoría financiera normal, busca el engaño y recopila evidencia para procesos legales. Se inicia generalmente ante una sospecha.

Cómo Ayuda la Auditoría Forense: Permite cuantificar el daño, identificar a los responsables, recopilar evidencia (analizando documentos, datos, realizando entrevistas) y determinar cómo ocurrió el fraude para evitar que se repita. Un auditor forense sabe buscar patrones inusuales y debilidades en los controles que permitieron el ilícito.

Marco Legal Ecuatoriano: Las Consecuencias Legales de esquemas de fraude

Es importante saber que estos actos tienen consecuencias legales en Ecuador, tipificadas principalmente en el Código Orgánico Integral Penal (COIP).

Fraude de Caja y Cuentas por Cobrar (Apropiación de fondos): Pueden ser sancionados como Hurto (Art. 196 COIP) o, más comúnmente, Abuso de Confianza (Art. 187 COIP), que sanciona a quien dispone indebidamente de bienes o dinero que recibió legalmente.
Fraude de Nómina, Gastos Falsos (Facturas Ficticias) y Ventas Ficticias: Generalmente se enmarcan en el delito de Estafa (Art. 186 COIP), que sanciona el uso de engaño para obtener un beneficio patrimonial ilícito.
Falsificación de Documentos: La manipulación de facturas, contratos, registros de asistencia o cheques (crearlos, alterarlos) puede constituir Falsedad Documental (Art. 328 COIP) o, específicamente para cheques, Falsificación de moneda y otros documentos (Art. 306 COIP). El uso de estos documentos falsos también es sancionado.

La Superintendencia de Compañías exige que la información financiera se presente según las NIIF, y el SRI basa la determinación del Impuesto a la Renta en la utilidad contable. Errores o fraudes en el inventario, ventas o gastos impactan directamente esta información, pudiendo generar problemas con ambas entidades. Estar “al día con el SRI” y la Superintendencia requiere información contable precisa y confiable.

Consulte las fuentes oficiales:

Frecuentes (FAQ) sobre Esquemas de Fraude en Empresas Ecuatorianas

¿Qué tamaño de empresa es más vulnerable a estos 5 esquemas de fraude? Si bien todos están expuestos, las PYMES suelen ser más vulnerables debido a la menor segregación de funciones y, a veces, controles menos formalizados.
¿Un sistema contable o ERP puede prevenir el fraude por sí solo? No por sí solo. La tecnología es una herramienta poderosa, pero su efectividad depende de los controles implementados (parametrización correcta, flujos de aprobación) y del factor humano (capacitación, supervisión).
¿Cuál es la señal de alerta más común en casos de fraude? Según estudios, los cambios inusuales en el comportamiento o estilo de vida de un empleado (gastar más de lo que gana) son señales frecuentes. Sin embargo, una sola señal no es prueba; debe generar una investigación cuidadosa.
¿Debo contratar una auditoría forense si sospecho de fraude? Si hay sospechas fundadas, una auditoría forense puede ser necesaria para confirmar o descartar el fraude, cuantificar el daño y recopilar evidencia de forma adecuada para posibles acciones legales.
¿Cómo puedo fomentar una cultura ética en mi empresa? La clave es el ejemplo de la alta dirección, políticas claras contra el fraude, capacitación constante a los empleados sobre ética y controles, y establecer canales de denuncia confidenciales y seguros.

Continúe Informándose para Proteger su Negocio

Proteger su empresa de los 5 esquemas de fraude comunes requiere conocimiento y acción constante. Implementar y mantener controles internos sólidos y estar preparado para investigar cualquier sospecha son pasos fundamentales.

Si desea profundizar en temas de control interno o necesita orientación sobre cómo evaluar los riesgos específicos de su negocio en Ecuador, hay recursos disponibles en nuestra web.