¿Cómo elaborar una cuenta de cobro? Ejemplos y más
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Hoy hablaremos sobre la cuenta de cobro y su función, ya que se trata de un documento indispensable al momento en que se quiere realizar un reclamo por la existencia de una obligación dineraria a nuestro favor.
Índice
Cuenta de cobro
La importancia de la cuenta de cobro ha aumentado considerablemente en los últimos años alrededor de todo el territorio colombiano, por lo que es necesario que los negocios tengan cierto conocimiento sobre este documento y su uso, ya que está destinado a aquellos negocios que se encuentran inscritos en el régimen simplificado para el impuesto. Es decir, no deben cobrar el IVA y es indispensable que sepan cómo pasar una cuenta de cobro, su significado y la forma correcta de realizarla.
¿Qué es una cuenta de cobro?
La cuenta de cobro debe ser entregada a una persona o entidad, a fin de solicitar el pago de algún tipo de valor adeudado por cualquier motivo comercial, como la culminación de un servicio o trabajo. De modo que se exige el pago de la deuda, por lo que se realiza una reclamación de una obligación dineraria que se encuentra a favor del negocio que emite el documento.
Es importante destacar que este documento no se admite como válido cuando se utiliza como soporte ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por lo que al momento de que un ciudadano que no tenga obligación de facturar, emita una cuenta de cobro, debe exigir que la persona que recibe dicho documento, realice un oficio que determine la equivalencia del mismo.
La cuenta de cobro no se trata de un documento o título que se encuentre determinado por alguna legislación comercial o civil, puesto que su origen se remonta en la costumbre, ya que no presta algún tipo de mérito, ni es constituido en título valor.
Se dice que no presta un mérito ejecutivo porque no cumple con la totalidad de los requerimientos que se establecen en el Código General del proceso, específicamente en el artículo 422. El requisito que no cumple este documento esta destinado a determinar cuánto debe provenir por parte del deudor, por lo que no es considerado un mérito ejecutivo, ya que la cuenta de cobro no proviene del deudor, sino por parte del acreedor.
En el caso del título valor, no es considerado como uno, puesto que este documento se encuentra definido claramente dentro del Código de Comercio y en él no se menciona la cuenta de cobro. Este documento es elaborado por el acreedor, pero por lo general no incluye su firma, lo que implica que no hay reconocimiento de dicha deuda por parte del acreedor. Es por ello que se trata de un medio enunciativo que no vincula ni obliga al acreedor.
¿Qué información debe incluir la cuenta de cobro?
Una vez conocemos qué es una cuenta de cobro, es indispensable informarnos sobre la forma correcta de realizarla, para que sea un documento completamente válido ante las autoridades correspondientes, dentro del territorio nacional.
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La información que debe contener una cuenta de cobro es la siguiente:
- Nombre del vendedor o su razón social,
- Número de Identificación Tributaria (NIT) de la empresa que presta el servicio,
- Número de secuencia correspondiente a la venta,
- Fecha de emisión del documento,
- Información que acredite los bienes o servicios que se han de comercializar. Se puede realizar una descripción general de los servicios o específica de acuerdo al interés del vendedor,
- Monto correspondiente al costo de la comercialización.
Si bien no existe un formato de cuenta de cobro estándar. Es imprescindible que el documento contenga esta información para que sea válido. Aunque el orden en que se presente puede variar. Luego de conocer los datos que debe llevar este documento, te presentaremos algunos aspectos que se deben tener en cuenta para saber cómo hacer una cuenta de cobro.
¿Cómo se debe realizar este documento?
Para que un documento pueda considerarse válido ante las autoridades legales, es necesario que cumpla con algunos parámetros. Aunque la cuenta de cobro no sea contemplado como un título valor ni presta mérito ejecutivo, puede resultar fundamental para mantener el orden de tu negocio, por lo que a continuación te daremos algunos consejos para estructurar dicho documento:
- Secuencia de números
La cuenta de cobro de persona natural o de un negocio no es un documento obligatorio que deba ser exigido o emitido, aunque puede ser importante para llevar un mejor control del negocio. Con la secuencia de números puedes mantener una mayor claridad de las personas a las que les has vendido y quienes te deben dinero.
- Describir la forma de pago
Es importante incluir el número de la cuenta de banco al que se debe realizar el pago y se puede sugerir una fecha límite para que sea realizado. Lo ideal es que sea entre 15 y 45 días desde la adquisición del producto o servicio por parte del cliente.
- Descripción del producto o servicio
La descripción de los productos o servicios que se destinan al cliente pueden resultar muy relevantes. Puesto que con ello el cliente tiene una idea sobre el porqué del valor del producto o servicio. Además, esta descripción le puede evitar al acreedor ciertas quejas en el futuro o que el cliente exija algunos servicios extras que no se encuentran establecidos en el documento.
- Otras deudas del cliente
Al momento de realizar una cuenta de cobro por algún producto o servicio. Se puede incluir cualquier otro valor adicional que el cliente le deba al negocio. De modo que en un futuro, no sea tan complicado cobrarlo.
- Copia del Registro Único Tributario
Cuando se vaya a entregar la cuenta de cobro, es importante realizarlo en conjunto a la copia del Registro Único Tributario (RUT). Con ello se puede evitar algún tipo de inconveniente en caso de que el cliente decida hacerte una retención. Este documento puede ser descargado por medio del sitio web del DIAN.
Una vez que conoces toda esta información, puedes ayudarte de un ejemplo de cuenta de cobro. De igual forma, te dejaremos un video a continuación, para que tengas más conocimiento sobre este documento:
¿Cómo funciona en el ámbito jurídico?
Teniendo en cuenta que este documento no es considerado como un título valor ni presta mérito ejecutivo. Es común que se presenten dudas de como cobrarlo judicialmente. Lo primero que debemos saber es que, para que la cuenta de cobro sea un documento válido para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o cualquier otro ámbito jurídico. Debe estar acompañado de otro documento que sea equivalente a una factura. Ya que sirve como soporte para el comprador.
Este documento, que se encuentra estructurado por el comprador. Debe incluir todos los aspectos que establece el Estatuto Tributario en su artículo 771-2. En cuanto a la procedencia de costos, deducciones e impuestos descontables.
En el ámbito judicial no se puede dar inicio a un proceso ejecutivo o acción cambiaria para exigir el pago correspondiente a la cuenta de cobro. Pero no significa que sea imposible cobrarlo, puesto que esta relación proviene de una obligación contractual previa en la que se acuerda la compra o venta de un producto o servicio. De modo que el contrato sirva para realizar el cobro respectivo.
En estos casos se puede aplicar un proceso monitorio, el cual procede, de acuerdo el Código General. Cuando se pretende realizar el cobro de una deuda de mínima cuantía que posea un origen contractual, lo que a su vez da origen a la cuenta de cobro.
Este proceso declaratorio es lo ideal para cobrar la deuda, aunque no basta únicamente con la cuenta de cobro. Por lo que es necesario presentar el contrato firmado, si existe. Con la cuenta de cobro se puede iniciar el proceso monitorio, siempre y cuando posea la firma del acreedor. En su defecto, deberá probarse la existencia de la obligación por otros medios. Ya que sin la firma del acreedor, no se puede probar nada en relación a la obligación reclamada.
Si la cuenta de cobro se presenta junto al RUT del vendedor o de la persona que presta el servicio. Es importante aclarar que solo puede ser realizada cuando el cliente es responsable del IVA, en caso de que no sea así. No existe ninguna obligación legal de llevar a cabo el documento equivalente o solicitar el RUT.
Es decir, que al momento en que una persona reciba la cuenta de cobro debe emitir un documento equivalente al mismo. De modo que se pueda reconocer que el cliente tiene una obligación con la persona o negocio que ha emitido la cuenta de cobro. Con ello, este documento puede ser válido para las autoridades jurídicas.
