Así puedes cifrar un documento Word para que nadie pueda leerlo sin tu permiso
Muchos usuarios utilizan la herramienta de ofimática Microsoft Word para escribir ideas, proyectos u otra información de carácter confidencial. Si compartes tu ordenador con otras personas y no quieran que puedan abrir un documento sin tu consentimiento, puedes ser precavido y cifrarlo. Así, solo aquellos a los que des la contraseña podrán acceder a su contenido y el resto simplemente se quedará con las ganas. Si tienes alguna inquietud recuerda contactarnos a través de nuestras redes sociales, o regístrate y déjanos un comentario en esta página para poder ayudarte. También puedes participar en el WhatsApp Ecuador.
El paquete de ofimática Microsoft Office es uno de los más conocidos por su gran cantidad de funcionalidades. Entre sus muchos programas, Word es uno de los más utilizados, ya que te permite procesar textos y tener la vista previa de cómo se verá si decides imprimirlo. Con los documentos Word, puedes cambiar el tipo de letra, el tamaño, usar negrita y muchas cosas más. Pero, en esta ocasión, la función que nos interesa es la de cifrar los archivos .docx resultantes.
Cómo poner una contraseña a un documento Word
El cifrado del Word es ideal para ocultar el contenido de un documento de otras personas. Este proceso codifica lo que hay en su interior para que solo pueda leerse cuando se introduzca una clave o contraseña adecuada. Así, aquella información que consideres confidencial y no quieres que personas que tengan acceso al ordenador puedan ver permanecerá protegida.
El proceso es muy sencillo de llevar a cabo en la herramienta de ofimática de Microsoft, lo único que debemos hacer es escribir y editar el documento cómo haríamos normalmente. Indistintamente de que lo hayas guardado ya o no, puedes cifrarlo en la sección de «Información«, que encontrarás dentro de la pestaña de «Archivo», situada en la esquina superior izquierda de la pantalla.
Haz clic en «Proteger documento«. Así, desplegarás distintas opciones que te permitirán tener mayor control sobre los cambios que los demás pueden hacer en el documento. Estos son:
- Abrir siempre como solo lectura.
- Cifrar con contraseña.
- Restringir edición.
- Restringir el acceso.
- Agregar una firma digital.
- Marcar como final.
En este caso, la que nos interesa es la que hemos marcado en negrita (cifrar con contraseña). Con ella, podremos proteger el documento con una clave que solo nosotros sabremos.
El siguiente paso será escribir una contraseña que tendremos que recordar. Tal y como indica Microsoft, si pierde u olvida la contraseña, no podrá recuperarla. Por ese motivo, recomiendan que la guardemos en una lista de contraseñas y sus nombres de documento correspondientes en un lugar seguro. Además, conviene fijarse si tenemos activadas o no las mayúsculas, puesto que el programa es capaz de distinguirlas.
Cuando ya hayamos puesto la clave, basta con darle a «Aceptar» y reescribirla para confirmarla. Por último, guardar el archivo para que los cambios se recuerden.
Después de haber seguido el paso a paso indicado en esta publicación, ya no te quedará nada por hacer. Solo tendrás que cerrar el documento Word y despreocuparte de que cualquiera con acceso al PC pueda entrar a leer lo que hay escrito en su interior. Cada vez que quieras abrirlo, el ordenador abrirá una pequeña pestaña para que introduzcas la contraseña. Si aciertas, se cargará el documento Word. De lo contrario, no podrás entrar.
Puede darse el caso que, tras haber guardado el archivo Word encriptado, te interese desencriptarlo. Tal vez la información confidencial para el resto de tu equipo ha dejado de serla, o la persona con la que compartías ordenador se ha comprado uno para él solo y ya no utiliza el tuyo. Para desencriptar un Word, deberás acceder al interior del documento y seguir los mismos pasos hasta llegar a «Cifrar con contraseña». El programa te mostrará la clave encriptada y únicamente deberás borrarla.
