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Airtable: qué es, cómo funciona y cómo usarlo correctamente

¿Alguna vez has intentado utilizar una hoja de cálculo como base de datos para tu proyecto y te has encontrado con problemas de escalabilidad y complejidad? Las hojas de cálculo pueden ser una solución rápida y sencilla para organizar información, pero no son ideales para la gestión de grandes volúmenes de datos o proyectos complejos. Si estás buscando una alternativa más eficiente y escalable, Airtable puede ser la respuesta que estás buscando. En este artículo, descubre por qué deberías dejar de usar hojas de cálculo como bases de datos, y cómo Airtable puede ofrecerte una solución más intuitiva y fácil de usar.

Índice

¿Qué es Airtable?
 ¿Qué funciones tiene Airtable?
Formularios
Conectividad
Bases
Campos
Vistas
API
¿Cómo registrarse en Airtable?
Preguntas frecuentes sobre Airtable
¿Quién puede usar Airtable?
¿Es Airtable gratuito?
¿Qué tipo de integraciones ofrece Airtable?
¿Es fácil de aprender a utilizar Airtable?
¿Puedo utilizar Airtable en dispositivos móviles?
¿Puedo compartir mis bases de datos con otros usuarios?
¿Puedo personalizar la apariencia de mi base de datos?
¿Puedo exportar mis datos de Airtable?

¿Qué es Airtable?

Es una herramienta que permite organizar todo tipo de información. Actúa como una especie de base de datos. Presenta la información en formato de hoja de Excel de manera avanzada. Así es mucho más fácil saber dónde está un determinado dato.

No solo tiene una simple funcionalidad. De hecho, esta herramienta permite hacer planes de trabajo, calendarios de contenido, etc. Es decir, se puede usar como un gestor, por ejemplo, para organizar clientes o contactos, saber dónde está determinada información en diferentes portales, planear curso o conferencias… Una auténtica agenda en tu mano.

Airtable te permite elegir entre más de 25 tipos de campos en cada columna que forma la tabla. Es decir, se puede elegir qué tipo de campo va a tener la información que hay en cada columna. Desde textos, a párrafos, líneas o imágenes adjuntas. También permite, como pasa en Excel, hacer conteos, sumas, promedios, combinar campos… Podemos decir, que es la versión Pro que todos conocemos del típico Excel. Va más allá.

 ¿Qué funciones tiene Airtable?

Airtable tiene varas opciones que te harán el trabajo (y la vida) más fácil, entre ellas:

Formularios

Es una de las opciones más queridas de Airtable. Permite que, de cualquier tabla creada, se genere un formulario para luego marcar y editar los campos, eliminarlo o agregar algún tipo de condición, como cuando debe mostrarse y cuando no. La información recopilada va a llegar directamente a la tabla, es decir, se actualiza automáticamente. Esta opción es muy útil para compartir la información  de la base de datos. De hecho, puedes invitar a otros usuarios a verla o editarla.

Conectividad

Airtable se puede conectar a otras aplicaciones como Slack, correo electrónico o algunas redes sociales. Así, aumentarás la potencialidad de la herramienta, su productividad y el apoyo a la comunicación entre el equipo.

Bases

Son bases con toda la información necesaria para el proyecto. Puedes comenzar con una base en blanco o usar una de las plantillas que existe. Lo bueno de la herramienta es que no solo tiene una, sino muchas plantillas que podrás utilizar según el proyecto necesidades. Te lo recomendamos, al menos, al principio. Así te familiarizarás mejor con la plataforma.

Campos

Son las típicas columnas que todo conocemos en Excel, sin embargo, van más allá y añaden coherencia a los datos que les aportas. Cada uno de los campos tiene un nombre concreto que podrás personalizar y añadir contenido de todo tipo: desde teléfonos hasta archivos.

Vistas

También puedes crear vistas personalizas. Es decir, cuando busques una base concreta o un dato específico que se ajuste a un criterio concreto, puedes generar una vista. Por ejemplo, en la vista de teléfonos podrás ver los contactos con un determinado prefijo.

Este tipo de vistas son los registros que res representan con tarjetas. Muy útil para usar contenido gráfico como por de redes sociales o diseños para email marketing.

API

Es uno de sus puntos fuertes. Gracias a su conexión API con aplicaciones de terceros puedes conectar, directamente a su propio sistema API o bien, utilizar herramientas integración como Zapier. Así conectar formularios en Typeform, será cosa de “coser y cantar”.

¿Cómo registrarse en Airtable?

1. Registrarse en este portal es muy sencillo. Tan solo debes ir a su página web principal.
2. Y hacer clic en Sign up for free.
   1. Puedes conectarte directamente con Apple o Gmail.
   2. Elige el sector donde trabajas y escribe las direcciones de tu equipo, en caso de tener.
3. Puedes escoger una plantilla para familiarizarte con el programa:
4. Cuentas con muchas opciones. En este caso deberás elegir la opción de la categoría que más se ajuste a lo que buscas:
5. Una vez escogida, marca la opción: Try this Template.
   1. Ahora, se trata de ir añadiendo la información que necesites para darle forma y organizar el proyecto:

Sistema Online

Su versión gratuita tiene las suficientes opciones para trabajar sin complicaciones bases de datos ilimitadas. Puedes invitar a cualquier usuario que colabore con un máximo de 1200 registros por base y 2 GB de archivos adjuntos. Si quieres más, siempre puedes contratar alguno de los planes Premium que ofrece parten de los 10 $.

En conclusión. Con herramientas como esta, Excel, retrocede un paso para dar la bienvenida a una nueva forma de entender las hojas de cálculo. Airtable es un programa que, aunque puede costar dominar al principio, puede exprimirse al máximo y tan solo, con su versión gratuita, tienes más que suficiente para hacerlo.

Preguntas frecuentes sobre Airtable

A continuación resolveremos alguna de las principales dudas que puedan surgir sobre esta herramienta.

¿Quién puede usar Airtable?

Airtable es utilizado por empresas, organizaciones sin fines de lucro, equipos creativos y emprendedores de todo el mundo. Es ideal para aquellos que buscan una solución todo en uno para la gestión de proyectos y la organización de datos.

¿Es Airtable gratuito?

Airtable ofrece planes gratuitos y de pago. El plan gratuito incluye funciones básicas de gestión de proyectos y bases de datos, mientras que los planes de pago ofrecen funciones adicionales como integraciones con otras herramientas, opciones de colaboración avanzadas y mayor capacidad de almacenamiento de datos.

¿Qué tipo de integraciones ofrece Airtable?

Airtable ofrece integraciones con una amplia variedad de herramientas populares, como Slack, Trello, Zapier, Google Drive y muchas más. Estas integraciones permiten a los usuarios sincronizar sus datos y automatizar procesos para una mayor eficiencia y productividad.

¿Es fácil de aprender a utilizar Airtable?

Airtable está diseñado para ser fácil de utilizar, incluso para aquellos que no tienen experiencia previa en la gestión de bases de datos. La plataforma cuenta con una interfaz intuitiva y amigable, y ofrece tutoriales y recursos de ayuda para ayudar a los usuarios a sacar el máximo provecho de la herramienta.

¿Puedo utilizar Airtable en dispositivos móviles?

Sí, Airtable cuenta con aplicaciones móviles para iOS y Android que te permiten acceder y editar tus bases de datos desde cualquier lugar. Las aplicaciones móviles ofrecen las mismas funciones que la versión web de Airtable, lo que te permite gestionar tus proyectos y datos desde cualquier dispositivo.

¿Puedo compartir mis bases de datos con otros usuarios?

Sí, Airtable permite a los usuarios compartir sus bases de datos con otros usuarios, ya sea para colaborar en proyectos o para compartir información. Los usuarios pueden establecer permisos de acceso y edición para garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a la información.

¿Puedo personalizar la apariencia de mi base de datos?

Sí, Airtable ofrece opciones de personalización para la apariencia de tus bases de datos, como la elección de colores, fuentes y diseños de vista. También puedes utilizar plantillas predefinidas o crear tus propias plantillas personalizadas para acelerar el proceso de creación de bases de datos.

¿Puedo exportar mis datos de Airtable?

Sí, Airtable permite exportar tus datos en diferentes formatos, como CSV, Excel y PDF. Esto te permite utilizar tus datos en otras aplicaciones o compartirlos con personas que no tienen acceso a tu base de datos de Airtable.